Kodeks postępowania dostawców – Evomatec

Spis treści

  1. Wprowadzenie

  2. Cel

  3. Zakres obowiązywania

  4. Postanowienia ogólne

  5. Wymogi dotyczące etyki biznesowej i uczciwości 5.1 Zakaz wszelkich form korupcji 5.2 Oszustwo 5.3 Prezenty i zaproszenia 5.4 Zakaz prania pieniędzy 5.5 Uczciwa konkurencja 5.6 Konflikty interesów 5.7 Poufność 5.8 Ochrona danych / Przekazywanie danych osobowych 5.9 Cyberbezpieczeństwo 5.10 Przepisy celne i bezpieczeństwa 5.11 Ograniczenia handlowe i sankcje 5.12 Ochrona aktywów 5.13 Wypowiedzi publiczne 5.14 Przejrzystość informacji

  6. Warunki zatrudnienia i odpowiedzialność społeczna 6.1 Zakaz pracy dzieci 6.2 Zakaz pracy przymusowej i handlu ludźmi 6.3 Zakaz pracy nielegalnej i nierejestrowanej 6.4 Ochrona przed molestowaniem i nadużyciami 6.5 Zakaz dyskryminacji 6.6 Wolność zrzeszania się 6.7 Równość wynagrodzeń 6.8 Czas pracy 6.9 Różnorodność i integracja

  7. Zgodność (compliance), środowisko, BHP, jakość 7.1 Zrównoważony rozwój produktów i procesów 7.2 Zdrowie i bezpieczeństwo 7.3 Jakość

  8. Dostawcy korzystający z podwykonawców

  9. Kontrola i dostęp do informacji 9.1 Kontrola (audyty, działania naprawcze) 9.2 Dostęp do informacji

  10. Procedura zgłaszania naruszeń

  11. Zatwierdzenie i przegląd Kodeksu

1. Wprowadzenie Evomatec uznaje znaczenie przejrzystego, odpowiedzialnego łańcucha dostaw, który minimalizuje skutki społeczne i środowiskowe oraz chroni wszystkich interesariuszy. Oczekujemy od naszych dostawców – w tym ich podwykonawców – stosowania wspólnych zasad, praktyk i standardów w obszarach etyki i uczciwości, warunków zatrudnienia i odpowiedzialności społecznej, ochrony środowiska, zdrowia, bezpieczeństwa oraz jakości. Evomatec zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa oraz najlepszych praktyk. Jeżeli oprócz niniejszego Kodeksu obowiązują surowsze wymogi prawne, mają one pierwszeństwo. Jeżeli w wyjątkowych przypadkach przestrzeganie Kodeksu prowadziłoby do konfliktu z przepisami prawa, należy stosować właściwe normy prawne, a konflikt musi zostać niezwłocznie zgłoszony do Evomatec.

2. Cel Niniejszy Kodeks określa oczekiwania Evomatec w zakresie społecznie, środowiskowo i ekonomicznie zrównoważonych zakupów oraz doprecyzowuje Kodeks etyki Evomatec, w szczególności w zakresie współpracy z dostawcami.

3. Zakres obowiązywania Kodeks ma zastosowanie do wszystkich osób fizycznych, organizacji, przedsiębiorstw, partnerów i dostawców świadczących usługi na rzecz Evomatec. Dostawcy są zobowiązani zapewnić, aby ich pracownicy oraz podwykonawcy znali Kodeks i stosowali go w praktyce.

4. Postanowienia ogólne Evomatec działa w sposób zgodny z prawem i etyczny. Przestrzeganie niniejszego Kodeksu jest kryterium wyboru i oceny dostawców. Poprzez przyjęcie zamówienia Dostawca potwierdza pełną znajomość i akceptację Kodeksu oraz odpowiedzialność za jego wdrożenie w całym łańcuchu dostaw.

5. Wymogi dotyczące etyki biznesowej i uczciwości Dostawcy są zobowiązani przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów prawa oraz ustanowić odpowiednie struktury organizacyjne, aby zapewnić zgodne z prawem, przejrzyste i możliwe do prześledzenia postępowanie.

5.1 Zakaz wszelkich form korupcji Niedopuszczalne jest czynne ani bierne łapownictwo, jakakolwiek niedozwolona forma wywierania wpływu. Nie wolno oferować, obiecywać ani przyjmować nienależnych korzyści, zarówno wobec urzędników publicznych, jak i osób prywatnych.

5.2 Oszustwo Zakazane są wszelkie działania polegające na oszustwie, wprowadzaniu w błąd, składaniu fałszywych oświadczeń, przywłaszczeniu lub innych czynach o charakterze fraudu.

5.3 Prezenty i zaproszenia Dopuszczalne są wyłącznie prezenty i zaproszenia o charakterze społecznie akceptowalnym, o niewielkiej wartości, przejrzyste, prawnie dopuszczalne, bez oczekiwania quid pro quo. Należy bezwzględnie przestrzegać przepisów antykorupcyjnych.

5.4 Zakaz prania pieniędzy Muszą zostać wdrożone skuteczne środki zapobiegające praniu pieniędzy.

5.5 Uczciwa konkurencja Niedopuszczalne są jakiekolwiek zachowania antykonkurencyjne (ustalanie cen lub ofert, podział rynków/klientów, wymiana wrażliwych informacji itp.).

5.6 Konflikty interesów Należy unikać konfliktów interesów. Faktyczne lub potencjalne konflikty muszą być ujawniane.

5.7 Poufność Należy chronić tajemnice przedsiębiorstwa oraz informacje niepubliczne przed nieuprawnionym ujawnieniem lub wykorzystaniem.

5.8 Ochrona danych / Przekazywanie danych osobowych Wymagane jest przestrzeganie wszystkich przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

5.9 Cyberbezpieczeństwo Należy utrzymywać system zarządzania bezpieczeństwem informacji, szkolić pracowników oraz stosować bezpieczne procedury (hasła, oprogramowanie antywirusowe/antymalware, uwierzytelnianie urządzeń).

5.10 Przepisy celne i bezpieczeństwa Konieczne jest przestrzeganie wszystkich właściwych przepisów celnych, importowych i bezpieczeństwa.

5.11 Ograniczenia handlowe i sankcje Należy przestrzegać krajowych i międzynarodowych regulacji w zakresie kontroli eksportu/importu oraz obowiązujących sankcji.

5.12 Ochrona aktywów Dostawcy są zobowiązani chronić zasoby Evomatec, wizerunek marki oraz prawa własności intelektualnej.

5.13 Wypowiedzi publiczne W zakresie komunikacji publicznej należy zachować powściągliwość; przypisywanie wypowiedzi Evomatec jest niedopuszczalne bez uprzedniej zgody. Należy zachować poufność informacji.

5.14 Przejrzystość informacji Informacje dotyczące produktów i procesów muszą być prawidłowe, jasne i niemylące.

6. Warunki zatrudnienia i odpowiedzialność społeczna 6.1 Zakaz pracy dzieci Zabronione jest zatrudnianie osób poniżej ustawowego minimalnego wieku; w każdym przypadku jest to bezwzględnie zakazane poniżej 16. roku życia (lub wyższego lokalnego progu). Małoletni nie mogą wykonywać prac niebezpiecznych, pracować w nocy ani wykonywać nadgodzin.

6.2 Zakaz pracy przymusowej i handlu ludźmi Niedopuszczalna jest jakakolwiek forma pracy przymusowej, niewolnictwa czy pracy w warunkach zależności. Należy respektować swobodę przemieszczania się pracowników.

6.3 Zakaz pracy nielegalnej i nierejestrowanej Konieczne jest pełne przestrzeganie przepisów dotyczących legalnego zatrudnienia i zgłaszania pracowników.

6.4 Ochrona przed molestowaniem i nadużyciami Pracownicy muszą być traktowani z szacunkiem. Zabronione jest jakiekolwiek fizyczne, seksualne, werbalne lub psychologiczne molestowanie bądź znęcanie się.

6.5 Zakaz dyskryminacji Należy zapewnić równe traktowanie we wszystkich procesach kadrowych – niezależnie od cech osobistych, takich jak płeć, pochodzenie, religia, wiek, niepełnosprawność, orientacja seksualna itp.

6.6 Wolność zrzeszania się Musi być respektowane prawo do wolności zrzeszania się oraz rokowań zbiorowych.

6.7 Równość wynagrodzeń Należy zapewnić co najmniej ustawowe stawki wynagrodzeń i świadczenia, w tym dopuszczalne dodatki za nadgodziny. Niedopuszczalne są bezprawne potrącenia z wynagrodzenia.

6.8 Czas pracy Należy przestrzegać lokalnych przepisów oraz międzynarodowych standardów (ILO) dotyczących czasu pracy i odpoczynku, ograniczać liczbę nadgodzin oraz zapewnić co najmniej jeden dzień wolny w każdym 7-dniowym okresie.

6.9 Różnorodność i integracja Dostawcy powinni aktywnie wspierać tworzenie zróżnicowanego, inkluzywnego środowiska pracy oraz równe szanse oparte na kwalifikacjach.

7. Zgodność (compliance), środowisko, BHP, jakość Evomatec i dostawcy mają obowiązek ograniczania wpływu na środowisko w całym łańcuchu dostaw; wszystkie wymagane pozwolenia muszą być przestrzegane i udokumentowane.

7.1 Zrównoważony rozwój produktów i procesów Należy dążyć do poprawy bilansu środowiskowego produktów, efektywnego wykorzystania zasobów, optymalizacji gospodarowania odpadami oraz bezpiecznego obchodzenia się z substancjami niebezpiecznymi.

7.2 Zdrowie i bezpieczeństwo Trzeba zapewnić bezpieczne środowisko pracy, identyfikować i minimalizować zagrożenia, prowadzić szkolenia, zapewniać środki ochrony indywidualnej oraz skuteczną komunikację; regularnie należy kontrolować przestrzeganie wymogów BHP.

7.3 Jakość Dostawcy są zobowiązani do stałego spełniania prawnych i umownych wymogów jakościowych.

8. Dostawcy korzystający z podwykonawców Zatrudnienie podwykonawców musi zostać zgłoszone. Podwykonawcy muszą zostać w pełni zobowiązani do przestrzegania niniejszego Kodeksu i odpowiednio przeszkoleni.

9. Kontrola i dostęp do informacji 9.1 Kontrola Evomatec jest uprawniona do przeprowadzania kontroli (audytów). Stwierdzone nieprawidłowości muszą zostać usunięte w wyznaczonym terminie i na koszt Dostawcy. W przypadku poważnych naruszeń możliwe jest rozwiązanie umowy.

9.2 Dostęp do informacji Dostawcy mają obowiązek udostępnić wszelkie dowody potwierdzające przestrzeganie niniejszego Kodeksu.

10. Procedura zgłaszania naruszeń Naruszenia lub podejrzenia naruszeń muszą być niezwłocznie zgłaszane właściwej osobie kontaktowej w Evomatec.

11. Zatwierdzenie i przegląd Kodeksu Kodeks został zatwierdzony i podlega regularnemu przeglądowi pod kątem aktualności oraz zgodności z najlepszymi praktykami. Warunkiem współpracy jest potwierdzenie znajomości i przestrzeganie niniejszego Kodeksu.

Miejscowość ………………………………………… Data ………/………/………… Nazwa firmy dostawcy …………………………………………………………… Adres dostawcy ………………………………………………………………… Imię i nazwisko przedstawiciela ustawowego ……………………………………………………… Pieczęć i podpis …………………………………………………………………

Informacje prawne