Geheimhoudings- en gegevensbeschermingsovereenkomst (NDA)

tussen

Evomatec
(hierna aangeduid als “Evomatec”)

en

……………………………………………………………………………
(hierna aangeduid als de “ZAKENPARTNER”)

Evomatec en de ZAKENPARTNER worden hierna gezamenlijk aangeduid als de “Partijen” en afzonderlijk als een “Partij”.

Datum: …………………
Plaats: …………………

Preambule

De Partijen zijn voornemens een zakelijke samenwerking aan te gaan waarbij Evomatec toegang zal krijgen tot vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens van de ZAKENPARTNER en diens klanten.
Het doel van deze Overeenkomst is een hoog en professioneel beschermingsniveau voor alle vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens te waarborgen, de ZAKENPARTNER tegen elk misbruik van dergelijke informatie te beschermen en de rollen van de Partijen vanuit het oogpunt van gegevensbescherming en vanuit commercieel oogpunt duidelijk vast te leggen.

Gelet op het voorgaande sluiten de Partijen de volgende Geheimhoudings- en gegevensbeschermingsovereenkomst.

§ 1 Partijen en onderwerp van de Overeenkomst

1.1 Evomatec is een onderneming die met name actief is op het gebied van machinebouw, service, onderhoud, technisch advies en aanverwante diensten.

1.2 De ZAKENPARTNER is een onderneming die in het kader van specifieke projecten, diensten of dienstverleningsovereenkomsten met Evomatec samenwerkt of voornemens is samen te werken en die Evomatec daartoe toegang verleent tot vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.

1.3 Het onderwerp van deze Overeenkomst is het vastleggen van de rechten en verplichtingen van de Partijen met betrekking tot

• de geheimhouding van alle informatie en gegevens die door de ZAKENPARTNER aan Evomatec worden verstrekt, en

• gegevensbescherming in verband met de verwerking van persoonsgegevens door Evomatec namens de ZAKENPARTNER.

1.4 Deze Overeenkomst is van toepassing op alle vormen van samenwerking waarbij Evomatec informatie en gegevens van de ZAKENPARTNER ontvangt of daartoe toegang kan krijgen, ongeacht of een afzonderlijke hoofdovereenkomst (bijv. een dienstverleningsovereenkomst of leveringsovereenkomst) is gesloten.

§ 2 Doel van de verstrekking van gegevens en informatie

2.1 In het kader van de samenwerking kan de ZAKENPARTNER met name de volgende informatie aan Evomatec verstrekken:

• identificatiegegevens van klanten en potentiële klanten

• contactgegevens (bijv. adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie)

• informatie over aangeboden of gekochte machines, producten en diensten

• service-, onderhouds-, klachten- en reserveonderdelenverzoeken, alsmede technische informatie

• projectgerelateerde commerciële en technische gegevens, tekeningen, beschrijvingen en documentatie

2.2 Evomatec verbindt zich ertoe alle door de ZAKENPARTNER verstrekte informatie uitsluitend te gebruiken

• voor het onderhouden, beheren en ondersteunen van door de ZAKENPARTNER tot stand gebrachte klantrelaties,

• voor het verlenen van service-, onderhouds-, inbedrijfstellings- en technische ondersteuningsdiensten,

• voor de levering van reserveonderdelen, technische oplossingen en aanbevelingen,

• alsmede voor andere rechtmatige zakelijke doeleinden die uitdrukkelijk schriftelijk tussen de Partijen zijn overeengekomen

en in elk geval in naam en namens de ZAKENPARTNER.

2.3 Elk gebruik van de informatie voor zelfstandige verkoop-, marketing- of concurrentiedoeleinden die losstaan van en niet in overeenstemming zijn met de belangen van de ZAKENPARTNER, is uitdrukkelijk verboden, tenzij de ZAKENPARTNER vooraf zijn uitdrukkelijke schriftelijke toestemming heeft gegeven.

§ 3 Definitie van Vertrouwelijke Informatie

3.1 Onder “Vertrouwelijke Informatie” in de zin van deze Overeenkomst wordt verstaan alle informatie en gegevens, ongeacht de vorm ervan (waaronder, zonder beperking, schriftelijke, mondelinge, elektronische, digitale, grafische, audiovisuele of enige andere vorm), die

• de ZAKENPARTNER direct of indirect aan Evomatec ter beschikking stelt, of

• Evomatec verkrijgt in verband met de samenwerking met de ZAKENPARTNER,

met inbegrip van alle persoonsgegevens van klanten, contactpersonen, werknemers of andere betrokkenen.

3.2 Vertrouwelijke Informatie omvat met name, maar niet uitsluitend:

a) commerciële, technische en financiële informatie van de ZAKENPARTNER en diens klanten
b) klantenlijsten, klantendatabases, klantcontracten, project- en offertedocumenten, kostencalculaties, prijslijsten, kortingsregelingen en verkoopvoorwaarden
c) service-, onderhouds-, kwaliteits- en incidentrapporten, technische tekeningen, CAD-gegevens, ontwerpen, specificaties, softwareconfiguraties, documentatie, interne registraties en rapporten
d) persoonsgegevens van klanten, contactpersonen, werknemers of andere betrokkenen (bijv. naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, bestel-, service- en aankoopgeschiedenis)
e) het bestaan, de inhoud en de voorwaarden van deze Overeenkomst, alsmede alle daarmee verband houdende onderhandelingen
f) strategische informatie van de ZAKENPARTNER, waaronder markt- en concurrentieanalyses, bedrijfsplannen en ontwikkelings- en investeringsplanning

3.3 Het is niet vereist dat informatie uitdrukkelijk als “vertrouwelijk” wordt gemarkeerd. Doorslaggevend is of de informatie op basis van een objectieve beoordeling en de omstandigheden van de openbaarmaking doorgaans als vertrouwelijk zou worden beschouwd. Bij twijfel wordt informatie ten gunste van de ZAKENPARTNER als vertrouwelijk behandeld.

§ 4 Geheimhoudingsverplichtingen van Evomatec

4.1 Evomatec verbindt zich ertoe alle Vertrouwelijke Informatie

• strikt vertrouwelijk te behandelen,

• door middel van passende technische en organisatorische maatregelen te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking,

• en uitsluitend te gebruiken binnen het toepassingsgebied en voor de doeleinden die in deze Overeenkomst zijn vastgelegd.

4.2 Evomatec mag Vertrouwelijke Informatie binnen de eigen organisatie uitsluitend bekendmaken aan personen die

• deze informatie noodzakelijkerwijs nodig hebben voor de uitvoering van taken die voortvloeien uit de samenwerking (het beginsel van noodzakelijke kennisneming), en

• gebonden zijn aan contractuele of wettelijke geheimhoudingsverplichtingen die een beschermingsniveau bieden dat ten minste gelijkwaardig is aan dat van deze Overeenkomst.

4.3 Evomatec zorgt ervoor dat alle werknemers, vennootschapsorganen, verbonden ondernemingen, externe adviseurs, IT-dienstverleners en andere hulppersonen die toegang krijgen tot Vertrouwelijke Informatie, vooraf over de geheimhoudingsvereisten worden geïnformeerd en op behoorlijke wijze tot geheimhouding worden verplicht. Evomatec is voor het handelen en nalaten van deze personen aansprakelijk als voor haar eigen handelen en nalaten.

4.4 Zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de ZAKENPARTNER is Evomatec met name niet gerechtigd om

• Vertrouwelijke Informatie te reproduceren, te kopiëren, te exporteren of naar andere media over te brengen voor zover dit verder gaat dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst,

• Vertrouwelijke Informatie in haar eigen databases op te nemen, tenzij dit uitsluitend dient voor de uitvoering van taken namens de ZAKENPARTNER,

• contact op te nemen met bestaande of potentiële klanten van de ZAKENPARTNER op een wijze die de ZAKENPARTNER omzeilt of economisch benadeelt,

• Vertrouwelijke Informatie te gebruiken voor eigen marketing-, verkoop- of concurrentieactiviteiten of die van derden, of dergelijke informatie aan derden ter beschikking te stellen, al dan niet tegen vergoeding.

§ 5 Uitzonderingen op de geheimhouding

5.1 De geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing op informatie waarvan Evomatec kan aantonen dat

a) deze informatie reeds publiekelijk bekend was op het moment waarop zij door de ZAKENPARTNER werd bekendgemaakt, of daarna publiekelijk bekend is geworden zonder enige schuld van Evomatec,
b) deze informatie vóór de bekendmaking ervan door de ZAKENPARTNER reeds rechtmatig en zonder enige geheimhoudingsverplichting bij Evomatec bekend was,
c) deze informatie rechtmatig door een derde aan Evomatec is bekendgemaakt zonder schending van een geheimhoudingsverplichting jegens de ZAKENPARTNER,
d) deze informatie moet worden bekendgemaakt op grond van dwingende wettelijke bepalingen, onherroepelijke rechterlijke beslissingen of bindende bevelen van overheidsinstanties.

5.2 In geval van een verplichting tot bekendmaking overeenkomstig § 5.1 (d) zal Evomatec, voor zover wettelijk toegestaan en praktisch uitvoerbaar,

• de ZAKENPARTNER onverwijld schriftelijk informeren,

• de omvang van de bekendmaking beperken tot het wettelijk vereiste minimum, en

• met de ZAKENPARTNER samenwerken bij de beoordeling en uitvoering van eventuele beschermings- of afweermaatregelen.

§ 6 Verwerking van persoonsgegevens (gegevensbescherming)

6.1 De Partijen erkennen dat in het kader van hun samenwerking persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) en andere gegevensbeschermingswetten kunnen worden verwerkt. De bescherming van dergelijke gegevens heeft voor de Partijen hoge prioriteit – met name ten behoeve van de ZAKENPARTNER.

6.2 Voor zover Evomatec persoonsgegevens namens de ZAKENPARTNER verwerkt, geldt het volgende:

• de ZAKENPARTNER is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de GDPR,

• Evomatec is de verwerker in de zin van de GDPR.

6.3 Evomatec verbindt zich ertoe

• persoonsgegevens uitsluitend te verwerken overeenkomstig de gedocumenteerde instructies van de ZAKENPARTNER,

• persoonsgegevens uitsluitend te gebruiken voor de in § 2 van deze Overeenkomst genoemde en/of afzonderlijk overeengekomen doeleinden,

• en passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 GDPR te treffen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

6.4 Evomatec schakelt zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de ZAKENPARTNER geen onderaannemers (subverwerkers) in voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien toestemming wordt verleend, zorgt Evomatec ervoor dat elke subverwerker gebonden is aan contractuele voorwaarden die ten minste aan de gegevensbeschermingsvereisten van deze Overeenkomst voldoen.

6.5 Evomatec informeert de ZAKENPARTNER onverwijld – bij voorkeur binnen 48 uur – indien zij kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (bijv. verlies, onbevoegde toegang, manipulatie of ongeoorloofde openbaarmaking van persoonsgegevens) die betrekking heeft op persoonsgegevens van de ZAKENPARTNER. Evomatec neemt alle redelijke maatregelen om de inbreuk in te dammen, te onderzoeken en de gevolgen ervan te beperken en werkt in dit verband nauw samen met de ZAKENPARTNER.

6.6 De ZAKENPARTNER blijft als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de verwezenlijking van de rechten van betrokkenen (met name het recht op inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar). Evomatec ondersteunt de ZAKENPARTNER in redelijke mate bij het nakomen van deze verplichtingen, met name door de benodigde informatie en technische bijstand te verstrekken.

6.7 Bij beëindiging van de samenwerking of op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek van de ZAKENPARTNER zal Evomatec – onder voorbehoud van eventuele wettelijke bewaarplichten –

• alle persoonsgegevens van de ZAKENPARTNER aan de ZAKENPARTNER teruggeven, en

• alle kopieën, back-ups en afgeleide gegevens van dergelijke gegevens teruggeven of veilig wissen of vernietigen,

en de volledige teruggave of wissing schriftelijk aan de ZAKENPARTNER bevestigen.

§ 7 Audit- en informatierechten van de ZAKENPARTNER

7.1 Ter bescherming van de belangen van de ZAKENPARTNER verbindt Evomatec zich ertoe op verzoek van de ZAKENPARTNER

• passende bewijsstukken te verstrekken waaruit blijkt dat deze Overeenkomst en de toepasselijke gegevensbeschermingsbepalingen worden nageleefd (bijv. certificaten, interne beleidsregels, auditrapporten), en

• informatie te verstrekken over de getroffen technische en organisatorische maatregelen.

7.2 De ZAKENPARTNER is gerechtigd om na een redelijke voorafgaande aankondiging zelf of via door de ZAKENPARTNER aangestelde en tot geheimhouding verplichte auditors passende audits (bijv. inspecties, steekproeven) bij Evomatec uit te voeren, voor zover dit noodzakelijk is om de naleving van deze Overeenkomst te controleren. Bij de uitvoering van dergelijke audits wordt naar behoren rekening gehouden met de gerechtvaardigde beveiligings- en operationele belangen van Evomatec.

§ 8 Intellectuele-eigendomsrechten

8.1 Alle intellectuele- en industriële-eigendomsrechten op de Vertrouwelijke Informatie blijven uitsluitend berusten bij de ZAKENPARTNER of de desbetreffende rechthebbenden.

8.2 Deze Overeenkomst verleent Evomatec geen licenties, gebruiksrechten of andere eigendomsrechten op de Vertrouwelijke Informatie, tenzij in een afzonderlijke overeenkomst uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

8.3 Evomatec is niet gerechtigd de bedrijfsnaam, merken, logo's, productnamen of andere onderscheidende tekens van de ZAKENPARTNER te gebruiken zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de ZAKENPARTNER.

§ 9 Aansprakelijkheid

9.1 Tenzij de ZAKENPARTNER uitdrukkelijk schriftelijk anders heeft ingestemd, verstrekt hij geen enkele garantie voor de volledigheid, juistheid of geschiktheid van de verstrekte informatie voor een bepaald doel.

9.2 Evomatec is jegens de ZAKENPARTNER aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit een verwijtbare schending van de in deze Overeenkomst vastgelegde verplichtingen inzake geheimhouding, gegevensbescherming of gegevensbeveiliging. Dit omvat met name:

• aantoonbare directe schade,

• indirecte schade en gevolgschade,

• winstderving, voor zover wettelijk toegestaan, en

• gerechtvaardigde vorderingen van derden (met name klanten, betrokkenen en instanties).

9.3 Zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de ZAKENPARTNER is Evomatec niet gerechtigd om

• in eigen naam of in naam van derden contact op te nemen met bestaande of potentiële klanten van de ZAKENPARTNER,

• zelfstandig informatie, documenten of gegevens bij dergelijke klanten op te vragen,

• zelfstandig in eigen naam contracten, offertes of andere zakelijke relaties met dergelijke klanten aan te gaan.

Alle klantgerelateerde verzoeken worden uitsluitend via de ZAKENPARTNER gecoördineerd. Het exclusieve recht op het directe beheer, de inhoudelijke vormgeving en de contractuele inrichting van klantrelaties berust bij de ZAKENPARTNER.
Alleen indien de ZAKENPARTNER Evomatec vooraf zijn uitdrukkelijke schriftelijke machtiging heeft verleend, is Evomatec gerechtigd rechtstreeks met klanten van de ZAKENPARTNER te communiceren, en dan uitsluitend binnen de reikwijdte en grenzen van die machtiging.

§ 10 Looptijd en voortduring

10.1 Deze Overeenkomst treedt in werking bij ondertekening door beide Partijen.

10.2 De geheimhoudings- en gegevensbeschermingsverplichtingen gelden voor de duur van de zakelijke relatie tussen de Partijen en blijven gedurende een periode van ten minste tien (10) jaar na de beëindiging van de samenwerking of na de datum van de laatste bekendmaking van Vertrouwelijke Informatie van kracht, afhankelijk van welke datum later valt.
Langere wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen, met name met betrekking tot persoonsgegevens, blijven onverlet.

10.3 De beëindiging van de samenwerking – ongeacht de rechtsgrond – doet geen afbreuk aan de geldigheid van de bepalingen van deze Overeenkomst inzake geheimhouding, gegevensbescherming en de bescherming van de belangen van de ZAKENPARTNER.

§ 11 Teruggave en verwijdering van documenten

11.1 Op schriftelijk verzoek van de ZAKENPARTNER of bij beëindiging van de samenwerking zal Evomatec

• alle documenten, gegevensdragers en andere media die Vertrouwelijke Informatie van de ZAKENPARTNER bevatten aan de ZAKENPARTNER teruggeven, of

• op uitdrukkelijk verzoek van de ZAKENPARTNER dergelijke documenten en gegevens veilig en permanent verwijderen of vernietigen.

11.2 Voor zover dwingende wettelijke bewaarplichten volledige wissing verhinderen, is Evomatec gerechtigd de desbetreffende gegevens uitsluitend op te slaan ten behoeve van het nakomen van die bewaarplichten en uitsluitend gedurende de wettelijk vereiste termijn. Na afloop van deze termijn worden de gegevens onverwijld gewist.

11.3 Evomatec is niet gerechtigd enig retentierecht in te roepen met betrekking tot gegevens of documenten van de ZAKENPARTNER voor zover deze Vertrouwelijke Informatie of persoonsgegevens vormen.

§ 12 Schriftelijkheidsvereiste, overdracht, toepasselijk recht, VN-Koopverdrag (CISG) en rechterlijke bevoegdheid

12.1 Wijzigingen en aanvullingen op deze Overeenkomst, met inbegrip van nevenafspraken, zijn uitsluitend geldig indien zij schriftelijk zijn vastgelegd en door beide Partijen zijn ondertekend. Dit geldt ook voor het afzien van dit schriftelijkheidsvereiste.

12.2 Geen van de Partijen mag rechten of verplichtingen uit hoofde van deze Overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan een derde overdragen zonder voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de andere Partij. Elke afwijking van dit vereiste moet worden vastgelegd in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst die door beide Partijen wordt ondertekend.

12.3 Op deze Overeenkomst is het recht van de Bondsrepubliek Duitsland van toepassing en zij wordt overeenkomstig dat recht uitgelegd, met uitsluiting van de bepalingen van het internationaal privaatrecht.
Het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken (VN-Koopverdrag, CISG) is niet van toepassing op deze Overeenkomst.

12.4 Voor alle commerciële geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Overeenkomst zijn de materieel bevoegde rechtbanken in Stuttgart exclusief bevoegd.

12.5 Indien een bepaling van deze Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar is of wordt, blijft de geldigheid van de overige bepalingen onaangetast. De Partijen verbinden zich ertoe de ongeldige of niet-afdwingbare bepaling te vervangen door een geldige en afdwingbare bepaling die de economische bedoeling van de ongeldige of niet-afdwingbare bepaling zo dicht mogelijk benadert.

§ 13 Slotbepalingen en exemplaren

13.1 Deze Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot geheimhouding en gegevensbescherming in het kader van hun samenwerking. Alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken over hetzelfde onderwerp worden door deze Overeenkomst vervangen, tenzij zij uitdrukkelijk schriftelijk worden voortgezet.

13.2 Deze Overeenkomst wordt opgesteld in twee exemplaren met gelijke tekst en geldigheid. Elke Partij ontvangt één exemplaar.

Ondertekeningen

Evomatec
Naam / Functie: ……………………………
Handtekening: ………………………………………

ZAKENPARTNER
Bedrijf: ………………………………………
Naam / Functie: ……………………………
Handtekening: ………………………………………