Gedragscode voor leveranciers

Gedragscode voor leveranciers – Evomatec

Inhoudsopgave

1. Inleiding

2. Doel

3. Toepassingsgebied

4. Algemene voorwaarden

5. Eisen inzake bedrijfsethiek en integriteit 5.1 Verbod op alle vormen van corruptie 5.2 Fraude 5.3 Geschenken en uitnodigingen 5.4 Verbod op witwassen 5.5 Eerlijke mededinging 5.6 Belangenconflicten 5.7 Vertrouwelijkheid 5.8 Gegevensbescherming / doorgifte van persoonsgegevens 5.9 Cyberbeveiliging 5.10 Douane- en veiligheidsvoorschriften 5.11 Handelsbeperkingen en sancties 5.12 Bescherming van activa 5.13 Openbare verklaringen 5.14 Transparantie van informatie

6. Arbeidsvoorwaarden en maatschappelijke verantwoordelijkheid 6.1 Verbod op kinderarbeid 6.2 Verbod op dwangarbeid en mensenhandel 6.3 Verbod op illegale, niet-aangegeven arbeid 6.4 Bescherming tegen intimidatie en misbruik 6.5 Verbod op discriminatie 6.6 Vrijheid van vereniging 6.7 Rechtvaardige beloning 6.8 Werktijden 6.9 Diversiteit en inclusie

7. Naleving, milieu, gezondheid en veiligheid, kwaliteit 7.1 Duurzame ontwikkeling van producten en processen 7.2 Gezondheid en veiligheid 7.3 Kwaliteit

8. Leveranciers die gebruikmaken van onderaanneming

9. Controle en toegang tot informatie 9.1 Controle (audits, corrigerende maatregelen) 9.2 Toegang tot informatie

10. Meldingsprocedure

11. Goedkeuring en herziening van de code

1. Inleiding Evomatec erkent het belang van een transparante, verantwoorde inkoopcyclus die de maatschappelijke en milieueffecten minimaliseert en alle belanghebbenden beschermt. Wij verwachten dat onze leveranciers – met inbegrip van hun onderaannemers – gemeenschappelijke regels, praktijken en beginselen toepassen op het gebied van ethiek en integriteit, arbeidsvoorwaarden en maatschappelijke verantwoordelijkheid, milieu, gezondheid, veiligheid en kwaliteit. Evomatec verbindt zich ertoe de toepasselijke wetgeving en beste praktijken na te leven. Indien naast deze code strengere wettelijke eisen van toepassing zijn, hebben deze voorrang. Indien naleving van de code in uitzonderlijke gevallen tot een conflict met de wet leidt, moeten de relevante normen worden nageleefd; het conflict moet onmiddellijk aan Evomatec worden gemeld.

2. Doel Deze code definieert de verwachtingen van Evomatec ten aanzien van maatschappelijk, ecologisch en economisch duurzame inkoop en concretiseert de ethische code van Evomatec, met name bij de samenwerking met leveranciers.

3. Toepassingsgebied De code is van toepassing op alle personen, organisaties, bedrijven, partners en leveranciers die diensten aan Evomatec verlenen. Leveranciers moeten ervoor zorgen dat hun werknemers en onderaannemers de code kennen en toepassen.

4. Algemene voorwaarden Evomatec handelt in overeenstemming met de wet en op ethische wijze. Naleving van deze code is een selectie- en beoordelingscriterium. Door een contract te aanvaarden, bevestigt de leverancier volledig op de hoogte te zijn van de code en deze volledig te aanvaarden, evenals de verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan in de gehele toeleveringsketen.

5. Eisen inzake bedrijfsethiek en integriteit Leveranciers moeten alle toepasselijke wetten naleven en passende organisatiestructuren opzetten om handelen in overeenstemming met de voorschriften en op transparante en traceerbare wijze te waarborgen. 5.1 Verbod op alle vormen van corruptie Actieve of passieve corruptie en ongeoorloofde beïnvloeding zijn niet toegestaan. Ongepaste voordelen voor ambtenaren of particulieren zijn niet toegestaan. 5.2 Fraude Misleiding, onjuiste verklaringen, verduistering of andere frauduleuze handelingen zijn niet toegestaan. 5.3 Geschenken en uitnodigingen Deze mogen uitsluitend maatschappelijk passend, van geringe waarde, transparant en wettelijk toegestaan zijn, zonder verwachting van een tegenprestatie; de anticorruptiewetten moeten strikt worden nageleefd. 5.4 Verbod op witwassen Er moeten doeltreffende maatregelen worden genomen om witwassen te voorkomen. 5.5 Eerlijke mededinging Mededingingsbeperkend gedrag (prijsafspraken/manipulatie van aanbestedingen, verdeling van markten/klanten, uitwisseling van gevoelige informatie enz.) is niet toegestaan. 5.6 Belangenconflicten Vermijd belangenconflicten; maak daadwerkelijke of potentiële belangenconflicten bekend. 5.7 Vertrouwelijkheid Bedrijfsgeheimen en niet-openbare informatie moeten worden beschermd. 5.8 Gegevensbescherming / doorgifte van persoonsgegevens Alle wetgeving inzake gegevensbescherming moet worden nageleefd; passende technische en organisatorische maatregelen moeten worden genomen. 5.9 Cyberbeveiliging Informatiebeveiligingsbeheer, opleiding en veilige procedures (wachtwoorden, antimalware, apparaatauthenticatie) moeten worden toegepast. 5.10 Douane- en veiligheidsvoorschriften Alle relevante douane-, invoer- en veiligheidsvoorschriften moeten worden nageleefd. 5.11 Handelsbeperkingen en sancties Uitvoer- en invoercontroles en internationale sancties moeten worden nageleefd. 5.12 Bescherming van activa De middelen, het merkimago en de IP-rechten van Evomatec moeten worden beschermd. 5.13 Openbare verklaringen Communiceer terughoudend; schrijf zonder goedkeuring niets aan Evomatec toe; handhaaf de vertrouwelijkheid. 5.14 Transparantie van informatie Product- en procesinformatie moet correct, duidelijk en niet-misleidend zijn.

6. Arbeidsvoorwaarden en maatschappelijke verantwoordelijkheid6.1 Verbod op kinderarbeid Tewerkstelling onder de wettelijke minimumleeftijd is niet toegestaan; tewerkstelling onder de leeftijd van 16 jaar (of een hogere lokale minimumleeftijd) is strikt verboden. Gevaarlijk werk, nachtwerk of overwerk voor minderjarigen is niet toegestaan. 6.2 Verbod op dwangarbeid en mensenhandel Dwangarbeid, slavernij en schuldgebonden arbeid zijn niet toegestaan; respecteer de bewegingsvrijheid. 6.3 Verbod op illegale, niet-aangegeven arbeid Alle voorschriften inzake legale tewerkstelling moeten worden nageleefd. 6.4 Bescherming tegen intimidatie en misbruik Personen moeten respectvol worden behandeld; elke vorm van fysieke, seksuele, verbale of psychologische intimidatie is verboden. 6.5 Verbod op discriminatie Gelijke behandeling moet in alle personeelsprocessen worden gewaarborgd – ongeacht persoonlijke kenmerken. 6.6 Vrijheid van vereniging De rechten op vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen moeten worden gerespecteerd. 6.7 Rechtvaardige beloning Ten minste de wettelijke minimumlonen en uitkeringen moeten worden verstrekt; overwerktoeslagen moeten toegestaan zijn; onrechtmatige inhoudingen zijn niet toegestaan. 6.8 Werktijden Lokale wetten en internationale normen (ILO) inzake werk- en rusttijden moeten worden nageleefd; beperk overwerk; zorg voor ten minste één vrije dag per periode van 7 dagen. 6.9 Diversiteit en inclusie Een diverse, inclusieve werkomgeving moet worden bevorderd; gelijke kansen op basis van kwalificaties moeten worden geboden.

7. Naleving, milieu, gezondheid en veiligheid, kwaliteit Evomatec en leveranciers moeten de milieueffecten in de toeleveringsketen verminderen; alle noodzakelijke vergunningen moeten worden nageleefd en aangetoond. 7.1 Duurzame ontwikkeling van producten en processen Verbeter de levenscyclusanalyse, gebruik hulpbronnen efficiënt, optimaliseer het afvalbeheer en ga veilig om met gevaarlijke materialen. 7.2 Gezondheid en veiligheid Er moet een veilige werkomgeving zijn; identificeer en minimaliseer gevaren; zorg voor opleiding, persoonlijke beschermingsmiddelen (PPE) en communicatie; controleer regelmatig de naleving. 7.3 Kwaliteit Voldoe consequent aan wettelijke en contractuele kwaliteitseisen.

8. Leveranciers die gebruikmaken van onderaanneming Meld onderaannemingscontracten; verplicht onderaannemers tot volledige naleving van de code en leid hen op.

9. Controle en toegang tot informatie9.1 Controle Evomatec heeft het recht controles (audits) uit te voeren; vastgestelde tekortkomingen moeten binnen de gestelde termijn en op kosten van de leverancier worden verholpen; bij ernstige overtredingen is beëindiging van het contract mogelijk. 9.2 Toegang tot informatie Leveranciers moeten alle bewijsstukken van naleving van de code verstrekken.

10. Meldingsprocedure Overtredingen of vermoedelijke gevallen moeten onmiddellijk aan de verantwoordelijke contactpersoon van Evomatec worden gemeld.

11. Goedkeuring en herziening van de code De code is goedgekeurd en wordt regelmatig beoordeeld op actualiteit en overeenstemming met beste praktijken. Erkenning en naleving van deze code is een voorwaarde voor samenwerking.

Plaats ………………………………………… Datum ………/………/………… Bedrijfsnaam van de leverancier …………………………………………………………… Adres van de leverancier ………………………………………………………………… Naam van de wettelijke vertegenwoordiger ……………………………………………………… Stempel en handtekening …………………………………………………………………