Perjanjian Kerahasiaan dan Pelindungan Data (NDA)

antara

Evomatec
(selanjutnya disebut “Evomatec”)

dan

……………………………………………………………………………
(selanjutnya disebut “MITRA BISNIS”)

Evomatec dan MITRA BISNIS selanjutnya secara bersama-sama disebut “Para Pihak” dan secara sendiri-sendiri disebut “Pihak”.

Tanggal: …………………
Tempat: …………………

Mukadimah

Para Pihak bermaksud menjalin kerja sama bisnis yang akan memberikan Evomatec akses terhadap informasi rahasia dan data pribadi MITRA BISNIS serta pelanggannya.
Tujuan Perjanjian ini adalah memastikan tingkat pelindungan yang tinggi dan profesional bagi seluruh informasi rahasia dan data pribadi, melindungi MITRA BISNIS dari segala penyalahgunaan informasi tersebut, serta mendefinisikan secara jelas peran Para Pihak dari perspektif pelindungan data dan komersial.

Dengan mempertimbangkan hal-hal tersebut di atas, Para Pihak mengadakan Perjanjian Kerahasiaan dan Pelindungan Data berikut ini.

§ 1 Para Pihak dan Pokok Perjanjian

1.1 Evomatec adalah perusahaan yang beroperasi khususnya di bidang teknik mesin, servis, pemeliharaan, konsultasi teknis, dan layanan terkait.

1.2 MITRA BISNIS adalah perusahaan yang bekerja sama atau bermaksud bekerja sama dengan Evomatec dalam kerangka proyek, layanan, atau perjanjian layanan tertentu dan yang memberikan Evomatec akses terhadap informasi rahasia dan data pribadi untuk tujuan tersebut.

1.3 Pokok Perjanjian ini adalah menetapkan hak dan kewajiban Para Pihak sehubungan dengan

• kerahasiaan seluruh informasi dan data yang disampaikan oleh MITRA BISNIS kepada Evomatec, dan

• pelindungan data sehubungan dengan pemrosesan data pribadi oleh Evomatec atas nama MITRA BISNIS.

1.4 Perjanjian ini berlaku untuk seluruh bentuk kerja sama yang di dalamnya Evomatec menerima atau dapat memperoleh akses terhadap informasi dan data MITRA BISNIS, terlepas dari apakah suatu kontrak utama terpisah (misalnya perjanjian layanan, kontrak pasokan) telah dibuat.

§ 2 Tujuan Transfer Data dan Informasi

2.1 Dalam pelaksanaan kerja sama, MITRA BISNIS dapat khususnya mentransfer informasi berikut kepada Evomatec:

• data identifikasi pelanggan dan calon pelanggan

• rincian kontak (misalnya alamat, nomor telepon, alamat surel, jabatan)

• informasi mengenai mesin, produk, dan layanan yang ditawarkan atau dibeli

• permintaan servis, pemeliharaan, pengaduan, dan suku cadang serta informasi teknis

• data komersial dan teknis terkait proyek, gambar, deskripsi, dan dokumentasi

2.2 Evomatec berjanji untuk menggunakan seluruh informasi yang disampaikan oleh MITRA BISNIS secara eksklusif

• untuk pemeliharaan, penanganan, dan dukungan hubungan pelanggan yang dibangun oleh MITRA BISNIS,

• untuk penyediaan layanan servis, pemeliharaan, pengoperasian awal, dan dukungan teknis,

• untuk penyediaan suku cadang, solusi teknis, dan rekomendasi,

• serta untuk tujuan bisnis sah lainnya yang secara tegas disepakati secara tertulis antara Para Pihak

dan dalam setiap hal atas nama dan untuk kepentingan MITRA BISNIS.

2.3 Segala penggunaan informasi untuk tujuan penjualan, pemasaran, atau persaingan secara mandiri yang terpisah dari dan tidak selaras dengan kepentingan MITRA BISNIS secara tegas dilarang, kecuali MITRA BISNIS telah terlebih dahulu memberikan persetujuan tertulis secara tegas.

§ 3 Definisi Informasi Rahasia

3.1 “Informasi Rahasia” dalam pengertian Perjanjian ini berarti seluruh informasi dan data, terlepas dari bentuknya (termasuk, tanpa batasan, bentuk tertulis, lisan, elektronik, digital, grafis, audiovisual, atau bentuk lainnya), yang

• disediakan oleh MITRA BISNIS secara langsung atau tidak langsung kepada Evomatec, atau

• diperoleh Evomatec sehubungan dengan kerja sama dengan MITRA BISNIS,

termasuk seluruh data pribadi pelanggan, narahubung, karyawan, atau subjek data lainnya.

3.2 Informasi Rahasia mencakup, khususnya tetapi tidak terbatas pada:

a) informasi komersial, teknis, dan keuangan MITRA BISNIS serta pelanggannya
b) daftar pelanggan, basis data pelanggan, kontrak pelanggan, dokumen proyek dan penawaran, perhitungan biaya, daftar harga, skema diskon, syarat dan ketentuan penjualan
c) laporan servis, pemeliharaan, mutu, dan insiden, gambar teknis, data CAD, desain, spesifikasi, konfigurasi perangkat lunak, dokumentasi, catatan dan laporan internal
d) data pribadi pelanggan, narahubung, karyawan, atau subjek data lainnya (misalnya nama, alamat, nomor telepon, alamat surel, jabatan, riwayat pesanan, servis, dan pembelian)
e) keberadaan, isi, dan ketentuan Perjanjian ini serta seluruh negosiasi terkait dengannya
f) informasi strategis MITRA BISNIS, termasuk analisis pasar dan persaingan, rencana bisnis, perencanaan pengembangan dan investasi

3.3 Informasi tidak harus secara tegas ditandai sebagai “rahasia”. Faktor penentunya adalah apakah informasi tersebut lazimnya dianggap rahasia berdasarkan penilaian objektif dan keadaan pengungkapannya. Jika terdapat keraguan, informasi harus diperlakukan sebagai rahasia demi kepentingan MITRA BISNIS.

§ 4 Kewajiban Kerahasiaan Evomatec

4.1 Evomatec berjanji untuk memperlakukan seluruh Informasi Rahasia

• dengan kerahasiaan yang ketat,

• melindunginya dari akses tanpa izin, kehilangan, perubahan, atau pengungkapan tanpa izin melalui langkah-langkah teknis dan organisasional yang sesuai,

• dan menggunakannya secara eksklusif dalam lingkup dan untuk tujuan yang ditetapkan dalam Perjanjian ini.

4.2 Evomatec hanya boleh mengungkapkan Informasi Rahasia di dalam organisasinya sendiri kepada orang-orang yang

• memang memerlukan informasi tersebut untuk melaksanakan tugas yang timbul dari kerja sama (prinsip kebutuhan untuk mengetahui), dan

• terikat oleh kewajiban kerahasiaan berdasarkan kontrak atau undang-undang yang memberikan tingkat pelindungan setidaknya setara dengan Perjanjian ini.

4.3 Evomatec wajib memastikan bahwa seluruh karyawan, organ perusahaan, perusahaan terafiliasi, konsultan eksternal, penyedia layanan IT, dan pihak lain yang bertindak untuknya yang memperoleh akses terhadap Informasi Rahasia diberi tahu sebelumnya mengenai persyaratan kerahasiaan dan diikat secara semestinya pada kewajiban kerahasiaan. Evomatec bertanggung jawab atas tindakan dan kelalaian orang-orang tersebut sebagaimana atas tindakan dan kelalaiannya sendiri.

4.4 Tanpa persetujuan tertulis secara tegas yang diberikan terlebih dahulu oleh MITRA BISNIS, Evomatec khususnya tidak berhak untuk

• menggandakan, menyalin, mengekspor, atau mentransfer Informasi Rahasia ke media lain melampaui lingkup yang diperlukan untuk pelaksanaan kontrak,

• mengintegrasikan Informasi Rahasia ke dalam basis datanya sendiri, kecuali hal ini semata-mata bertujuan untuk melaksanakan tugas atas nama MITRA BISNIS,

• menghubungi pelanggan yang sudah ada atau calon pelanggan MITRA BISNIS dengan cara yang melewati MITRA BISNIS atau merugikannya secara ekonomi,

• menggunakan Informasi Rahasia untuk kegiatan pemasaran, penjualan, atau persaingan miliknya sendiri atau pihak ketiga, atau menyediakan informasi tersebut kepada pihak ketiga, baik dengan imbalan maupun secara cuma-cuma.

§ 5 Pengecualian terhadap Kerahasiaan

5.1 Kewajiban kerahasiaan tidak berlaku terhadap informasi yang dapat dibuktikan oleh Evomatec bahwa

a) informasi tersebut sudah diketahui publik pada saat diungkapkan oleh MITRA BISNIS atau menjadi diketahui publik setelahnya tanpa adanya kesalahan di pihak Evomatec,
b) informasi tersebut telah diketahui secara sah oleh Evomatec tanpa kewajiban kerahasiaan apa pun sebelum diungkapkan oleh MITRA BISNIS,
c) informasi tersebut diungkapkan secara sah kepada Evomatec oleh pihak ketiga tanpa pelanggaran kewajiban kerahasiaan terhadap MITRA BISNIS,
d) informasi tersebut harus diungkapkan karena ketentuan perundang-undangan yang bersifat wajib, putusan pengadilan yang berkekuatan hukum tetap, atau perintah mengikat dari otoritas publik.

5.2 Dalam hal terdapat kewajiban pengungkapan berdasarkan § 5.1 (d), Evomatec wajib, sejauh diperbolehkan secara hukum dan dapat dilaksanakan secara praktis,

• memberi tahu MITRA BISNIS secara tertulis tanpa penundaan yang tidak semestinya,

• membatasi lingkup pengungkapan pada batas minimum yang diwajibkan secara hukum, dan

• bekerja sama dengan MITRA BISNIS dalam mengkaji dan menerapkan segala langkah pelindungan atau pembelaan.

§ 6 Pemrosesan Data Pribadi (Pelindungan Data)

6.1 Para Pihak mengakui bahwa, dalam pelaksanaan kerja sama mereka, data pribadi dalam pengertian Peraturan Umum Pelindungan Data (GDPR) dan undang-undang pelindungan data lainnya dapat diproses. Pelindungan data tersebut merupakan prioritas tinggi bagi Para Pihak – khususnya demi kepentingan MITRA BISNIS.

6.2 Sejauh Evomatec memproses data pribadi atas nama MITRA BISNIS, ketentuan berikut berlaku:

• MITRA BISNIS adalah pengendali dalam pengertian GDPR,

• Evomatec adalah prosesor dalam pengertian GDPR.

6.3 Evomatec berjanji

• untuk memproses data pribadi semata-mata sesuai dengan instruksi terdokumentasi dari MITRA BISNIS,

• untuk menggunakan data pribadi hanya untuk tujuan yang ditetapkan dalam § 2 Perjanjian ini dan/atau disepakati secara terpisah,

• dan untuk menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasional yang sesuai berdasarkan Pasal 32 GDPR guna memastikan tingkat keamanan yang sesuai dengan risikonya.

6.4 Evomatec tidak boleh melibatkan subkontraktor (subprosesor) untuk pemrosesan data pribadi tanpa persetujuan tertulis secara tegas yang diberikan terlebih dahulu oleh MITRA BISNIS. Jika persetujuan diberikan, Evomatec wajib memastikan bahwa setiap subprosesor terikat oleh ketentuan kontrak yang setidaknya memenuhi persyaratan pelindungan data dalam Perjanjian ini.

6.5 Evomatec wajib memberi tahu MITRA BISNIS tanpa penundaan yang tidak semestinya – sebaiknya dalam waktu 48 jam – jika mengetahui adanya pelanggaran data pribadi (misalnya kehilangan, akses tanpa izin, manipulasi, atau pengungkapan data pribadi tanpa izin) yang berdampak pada data pribadi MITRA BISNIS. Evomatec wajib mengambil segala langkah yang wajar untuk membatasi, menyelidiki, dan memitigasi pelanggaran tersebut serta wajib bekerja sama secara erat dengan MITRA BISNIS dalam hal ini.

6.6 MITRA BISNIS tetap bertanggung jawab, sebagai pengendali, atas pemenuhan hak-hak subjek data (khususnya hak akses, perbaikan, penghapusan, pembatasan pemrosesan, portabilitas data, dan keberatan). Evomatec wajib mendukung MITRA BISNIS dalam batas yang wajar untuk memenuhi kewajiban tersebut, terutama dengan menyediakan informasi yang diperlukan dan bantuan teknis.

6.7 Setelah kerja sama berakhir atau atas permintaan tertulis secara tegas dari MITRA BISNIS, Evomatec wajib – dengan tetap tunduk pada segala kewajiban penyimpanan berdasarkan undang-undang –

• mengembalikan kepada MITRA BISNIS seluruh data pribadi MITRA BISNIS, dan

• mengembalikan atau menghapus atau memusnahkan secara aman seluruh salinan, cadangan, dan turunan data tersebut,

dan wajib mengonfirmasikan secara tertulis kepada MITRA BISNIS bahwa pengembalian atau penghapusan telah dilakukan sepenuhnya.

§ 7 Hak Audit dan Informasi MITRA BISNIS

7.1 Untuk melindungi kepentingan MITRA BISNIS, Evomatec berjanji, atas permintaan MITRA BISNIS, untuk

• menyediakan bukti yang sesuai yang menunjukkan kepatuhan terhadap Perjanjian ini dan ketentuan pelindungan data yang berlaku (misalnya sertifikat, kebijakan internal, laporan audit), dan

• memberikan informasi mengenai langkah-langkah teknis dan organisasional yang diterapkan.

7.2 MITRA BISNIS berhak, dengan pemberitahuan terlebih dahulu dalam tenggang waktu yang wajar, melakukan audit yang sesuai (misalnya inspeksi, pemeriksaan sampel) di Evomatec secara langsung atau melalui auditor yang ditunjuk oleh MITRA BISNIS dan terikat oleh kewajiban kerahasiaan, sejauh hal ini diperlukan untuk memverifikasi kepatuhan terhadap Perjanjian ini. Dalam pelaksanaan audit tersebut, kepentingan keamanan dan operasional Evomatec yang sah wajib dipertimbangkan sebagaimana mestinya.

§ 8 Hak Kekayaan Intelektual

8.1 Seluruh hak kekayaan intelektual dan industri atas Informasi Rahasia tetap secara eksklusif berada pada MITRA BISNIS atau pemegang hak masing-masing.

8.2 Perjanjian ini tidak memberikan kepada Evomatec lisensi, hak penggunaan, atau hak kepemilikan lainnya atas Informasi Rahasia, kecuali secara tegas disepakati lain secara tertulis dalam kontrak terpisah.

8.3 Evomatec tidak berhak menggunakan nama perusahaan, merek dagang, logo, nama produk, atau tanda pembeda lainnya milik MITRA BISNIS tanpa persetujuan tertulis secara tegas yang diberikan terlebih dahulu oleh MITRA BISNIS.

§ 9 Tanggung Jawab

9.1 Kecuali MITRA BISNIS telah secara tegas menyepakati lain secara tertulis, MITRA BISNIS tidak memberikan jaminan apa pun atas kelengkapan, keakuratan, atau kesesuaian informasi yang diberikan untuk suatu tujuan tertentu.

9.2 Evomatec bertanggung jawab kepada MITRA BISNIS atas seluruh kerugian yang timbul dari pelanggaran yang mengandung unsur kesalahan terhadap kewajiban kerahasiaan, pelindungan data, atau keamanan data yang ditetapkan dalam Perjanjian ini. Hal ini khususnya mencakup:

• kerugian langsung yang dapat dibuktikan,

• kerugian tidak langsung dan kerugian konsekuensial,

• kehilangan keuntungan, sejauh diperbolehkan secara hukum, dan

• klaim pihak ketiga yang beralasan (khususnya pelanggan, subjek data, otoritas).

9.3 Tanpa persetujuan tertulis secara tegas yang diberikan terlebih dahulu oleh MITRA BISNIS, Evomatec tidak berhak untuk

• menghubungi pelanggan yang sudah ada atau calon pelanggan MITRA BISNIS atas namanya sendiri atau atas nama pihak ketiga,

• secara mandiri meminta informasi, dokumen, atau data dari pelanggan tersebut,

• secara mandiri membuat kontrak, penawaran, atau hubungan bisnis lainnya dengan pelanggan tersebut atas namanya sendiri.

Seluruh permintaan terkait pelanggan wajib dikoordinasikan secara eksklusif melalui MITRA BISNIS. Hak eksklusif untuk pengelolaan langsung, penataan substantif, dan perancangan kontraktual hubungan pelanggan berada pada MITRA BISNIS.
Hanya jika MITRA BISNIS sebelumnya telah memberikan kepada Evomatec otorisasi tertulis secara tegas, Evomatec berhak berkomunikasi langsung dengan pelanggan MITRA BISNIS, dan itu pun hanya dalam lingkup dan batas otorisasi tersebut.

§ 10 Jangka Waktu dan Keberlakuan Berkelanjutan

10.1 Perjanjian ini mulai berlaku setelah ditandatangani oleh kedua Pihak.

10.2 Kewajiban kerahasiaan dan pelindungan data berlaku selama berlangsungnya hubungan bisnis antara Para Pihak dan tetap berlaku selama sekurang-kurangnya sepuluh (10) tahun setelah berakhirnya kerja sama atau setelah tanggal pengungkapan terakhir Informasi Rahasia, mana yang terjadi paling akhir.
Jangka waktu penyimpanan dan daluwarsa berdasarkan undang-undang yang lebih panjang, khususnya berkenaan dengan data pribadi, tetap tidak terpengaruh.

10.3 Berakhirnya kerja sama – terlepas dari dasar hukumnya – tidak memengaruhi keberlakuan ketentuan Perjanjian ini mengenai kerahasiaan, pelindungan data, dan pelindungan kepentingan MITRA BISNIS.

§ 11 Pengembalian dan Penghapusan Dokumen

11.1 Atas permintaan tertulis dari MITRA BISNIS atau setelah berakhirnya kerja sama, Evomatec wajib

• mengembalikan kepada MITRA BISNIS seluruh dokumen, media penyimpanan data, dan media lainnya yang memuat Informasi Rahasia MITRA BISNIS, atau

• atas permintaan tegas dari MITRA BISNIS, menghapus atau memusnahkan dokumen dan data tersebut secara aman dan permanen.

11.2 Sejauh kewajiban penyimpanan yang bersifat wajib berdasarkan undang-undang menghalangi penghapusan sepenuhnya, Evomatec berhak menyimpan data terkait semata-mata untuk memenuhi kewajiban penyimpanan tersebut dan hanya selama jangka waktu yang diwajibkan oleh hukum. Setelah jangka waktu ini berakhir, data wajib dihapus tanpa penundaan yang tidak semestinya.

11.3 Evomatec tidak berhak mengajukan hak retensi apa pun terkait data atau dokumen MITRA BISNIS sejauh data atau dokumen tersebut merupakan Informasi Rahasia atau data pribadi.

§ 12 Bentuk Tertulis, Pengalihan, Hukum yang Berlaku, Konvensi Jual Beli PBB (CISG), dan Yurisdiksi

12.1 Segala perubahan dan tambahan terhadap Perjanjian ini, termasuk segala perjanjian tambahan, hanya sah jika dibuat secara tertulis dan ditandatangani oleh kedua Pihak. Hal ini juga berlaku bagi segala pengesampingan persyaratan bentuk tertulis ini.

12.2 Tidak satu pun Pihak boleh mengalihkan hak atau kewajiban apa pun berdasarkan Perjanjian ini, seluruhnya atau sebagian, kepada pihak ketiga mana pun tanpa persetujuan tertulis secara tegas yang diberikan terlebih dahulu oleh Pihak lainnya. Segala penyimpangan dari persyaratan ini harus tunduk pada perjanjian tertulis terpisah yang ditandatangani oleh kedua Pihak.

12.3 Perjanjian ini diatur oleh dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Republik Federal Jerman, dengan mengecualikan ketentuan hukum perdata internasional.
Konvensi Perserikatan Bangsa-Bangsa tentang Kontrak Jual Beli Barang Internasional (Konvensi Jual Beli PBB, CISG) tidak berlaku terhadap Perjanjian ini.

12.4 Untuk seluruh sengketa komersial yang timbul dari atau sehubungan dengan Perjanjian ini, pengadilan yang memiliki kewenangan berdasarkan pokok perkara di Stuttgart memiliki yurisdiksi eksklusif.

12.5 Jika suatu ketentuan Perjanjian ini tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan, atau menjadi demikian, seluruhnya atau sebagian, keabsahan ketentuan lainnya tidak terpengaruh. Para Pihak berjanji untuk mengganti ketentuan yang tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan tersebut dengan ketentuan yang sah dan dapat dilaksanakan yang sedekat mungkin dengan maksud ekonomi dari ketentuan yang tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan tersebut.

§ 13 Ketentuan Penutup dan Rangkap Perjanjian

13.1 Perjanjian ini merupakan keseluruhan kesepakatan antara Para Pihak mengenai pokok kerahasiaan dan pelindungan data dalam konteks kerja sama mereka. Segala perjanjian lisan atau tertulis sebelumnya mengenai pokok yang sama digantikan oleh Perjanjian ini, kecuali keberlakuannya secara tegas diteruskan secara tertulis.

13.2 Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani dalam dua rangkap yang memiliki bunyi dan keabsahan yang sama. Setiap Pihak menerima satu rangkap.

Tanda Tangan

Evomatec
Nama / Jabatan: ……………………………
Tanda Tangan: ………………………………………

MITRA BISNIS
Perusahaan: ………………………………………
Nama / Jabatan: ……………………………
Tanda Tangan: ………………………………………