Verhaltenskodex für Lieferanten – Evomatec

Inhaltsverzeichnis

Einleitung
Zweck
Anwendungsbereich
Allgemeine Bedingungen
Anforderungen an Unternehmensethik und Integrität
    5.1 Verbot aller Formen von Korruption
    5.2 Betrug
    5.3 Geschenke und Einladungen
    5.4 Verbot der Geldwäsche
    5.5 Fairer Wettbewerb (ordnungsgemäße Gerichtsverfahren)
    5.6 Interessenkonflikte
    5.7 Vertraulichkeit
    5.8 Datenschutz / Übertragung personenbezogener Daten
    5.9 Cybersicherheit
    5.10 Zoll- und Sicherheitsvorschriften
    5.11 Handelsbeschränkungen und Sanktionen
    5.12 Vermögensschutz
    5.13 Öffentliche Erklärungen
    5.14 Informationstransparenz
Beschäftigungsbedingungen und soziale Verantwortung
    6.1 Verbot von Kinderarbeit
    6.2 Verbot von Zwangsarbeit und Menschenhandel
    6.3 Verbot illegaler, nicht angemeldeter Arbeit
    6.4 Schutz vor Belästigung und Missbrauch
    6.5 Diskriminierungsverbot
    6.6 Verbandsfreiheit
    6.7 Lohngerechtigkeit
    6.8 Arbeitszeit
    6.9 Diversität und Integration
Vorschrifteneinhaltung, Umwelt, Gesundheit & Sicherheit, Qualität
    7.1 Nachhaltige Entwicklung von Produkten und Prozessen
    7.2 Gesundheit und Sicherheit
    7.3 Qualität
Lieferanten mit Unterauftragsvergabe
Kontrolle und Zugang zu Informationen
9.1 Kontrolle (Audits, Abhilfemaßnahmen)
9.2 Zugang zu Informationen
Meldeverfahren
Genehmigung und Überarbeitung des Kodex

1. Einleitung

Evomatec ist sich der Bedeutung eines transparenten, verantwortungsvollen Beschaffungszyklus bewusst, der soziale wie ökologische Auswirkungen minimiert und alle Stakeholder schützt. Wir erwarten von unseren Lieferanten – einschließlich deren Unterauftragnehmern – die Anwendung gemeinsamer Regeln, Praktiken und Grundsätze in den Bereichen Ethik und Integrität, Beschäftigungsbedingungen und soziale Verantwortung, Umwelt, Gesundheit, Sicherheit und Qualität.
Evomatec verpflichtet sich zur Einhaltung der geltenden Gesetze und Best Practices. Gelten neben diesem Kodex strengere gesetzliche Anforderungen, gehen diese vor. Führt die Befolgung des Kodex ausnahmsweise zu einem Gesetzeskonflikt, sind die betreffenden Normen einzuhalten; der Konflikt ist Evomatec unverzüglich mitzuteilen.

2. Zweck

Dieser Kodex definiert die Erwartungen von Evomatec an eine sozial, ökologisch und wirtschaftlich nachhaltige Beschaffung und konkretisiert den Evomatec-Ethikkodex, insbesondere in der Zusammenarbeit mit Lieferanten.

3. Anwendungsbereich

Der Kodex gilt für alle Personen, Organisationen, Unternehmen, Partner und Lieferanten, die für Evomatec Leistungen erbringen. Lieferanten stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter und Unterauftragnehmer den Kodex kennen und anwenden.

4. Allgemeine Bedingungen

Evomatec handelt rechtskonform und ethisch. Die Einhaltung dieses Kodex ist Auswahl- und Bewertungskriterium. Mit Annahme eines Vertrags bestätigt der Lieferant die vollständige Kenntnis und Akzeptanz sowie die Verantwortung für die Umsetzung entlang der gesamten Lieferkette.

5. Anforderungen an Unternehmensethik und Integrität

Lieferanten halten sämtliche anwendbaren Gesetze ein und richten geeignete Organisationsstrukturen ein, um regelkonformes, transparentes und nachvollziehbares Handeln sicherzustellen.

5.1 Verbot aller Formen von Korruption

Keine aktive oder passive Korruption, kein unrechtmäßiger Einfluss. Keine unzulässigen Zuwendungen an Amtsträger oder Privatpersonen.

5.2 Betrug

Keine Täuschung, Falschangaben, Veruntreuung oder sonstige betrügerische Handlungen.

5.3 Geschenke und Einladungen

Nur sozial angemessen, geringwertig, transparent, rechtlich zulässig, ohne Gegenleistungserwartung; Antikorruptionsrecht strikt beachten.

5.4 Verbot der Geldwäsche

Wirksame Maßnahmen zur Prävention von Geldwäsche sind zu implementieren.

5.5 Fairer Wettbewerb (ordnungsgemäße Gerichtsverfahren)

Kein wettbewerbswidriges Verhalten (Preis-/Angebotsabsprachen, Markt-/Kundenteilung, Austausch sensibler Informationen etc.).

5.6 Interessenkonflikte

Konflikte vermeiden; tatsächliche oder potenzielle Konflikte offenlegen.

5.7 Vertraulichkeit

Schutz von Geschäftsgeheimnissen und nicht-öffentlichen Informationen.

5.8 Datenschutz / Übertragung personenbezogener Daten

Einhaltung aller Datenschutzgesetze; angemessene technische und organisatorische Maßnahmen.

5.9 Cybersicherheit

Informationssicherheits-Management, Schulungen, sichere Verfahren (Passwörter, Anti-Malware, Geräteauthentifizierung).

5.10 Zoll- und Sicherheitsvorschriften

Beachtung aller einschlägigen Zoll-, Einfuhr- und Sicherheitsregeln.

5.11 Handelsbeschränkungen und Sanktionen

Einhaltung von Export-/Importkontrollen sowie internationalen Sanktionen.

5.12 Vermögensschutz

Schutz der Ressourcen, des Markenimages und der IP-Rechte von Evomatec.

5.13 Öffentliche Erklärungen

Zurückhaltende Kommunikation; keine Zurechenbarkeit zu Evomatec ohne Freigabe; Geheimhaltung wahren.

5.14 Informationstransparenz

Korrekte, klare, nicht irreführende Produkt- und Prozessinformationen.

6. Beschäftigungsbedingungen und soziale Verantwortung

6.1 Verbot von Kinderarbeit

Keine Beschäftigung unterhalb des gesetzlichen Mindestalters; unter 16 Jahren strikt untersagt (bzw. höheres lokales Mindestalter). Keine gefährliche Arbeit, Nachtarbeit oder Überstunden für Minderjährige.

6.2 Verbot von Zwangsarbeit und Menschenhandel

Keine Zwangsarbeit, Sklaverei, Schuldknechtschaft; Freizügigkeit respektieren.

6.3 Verbot illegaler, nicht angemeldeter Arbeit

Einhaltung aller Vorschriften zur legalen Beschäftigung.

6.4 Schutz vor Belästigung und Missbrauch

Respektvolle Behandlung; Verbot jeglicher körperlicher, sexueller, verbaler oder psychischer Belästigung.

6.5 Diskriminierungsverbot

Gleichbehandlung in allen Personalprozessen – unabhängig von persönlichen Merkmalen.

6.6 Verbandsfreiheit

Achtung der Rechte auf Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen.

6.7 Lohngerechtigkeit

Mindestens gesetzliche Mindestlöhne und Leistungen; zulässige Überstundenzuschläge; keine unzulässigen Abzüge.

6.8 Arbeitszeit

Einhaltung lokaler Gesetze und internationaler Normen (IAO) zu Arbeits-/Ruhezeiten; Überstunden begrenzen; mind. ein freier Tag pro 7-Tage-Zeitraum.

6.9 Diversität und Integration

Förderung eines diversen, inklusiven Arbeitsumfelds; Chancengleichheit auf Basis von Qualifikation.

7. Vorschrifteneinhaltung, Umwelt, Gesundheit & Sicherheit, Qualität

Evomatec und Lieferanten reduzieren Umweltauswirkungen entlang der Lieferkette; alle erforderlichen Genehmigungen sind einzuhalten und nachzuweisen.

7.1 Nachhaltige Entwicklung von Produkten und Prozessen

Ökobilanz verbessern, Ressourcen effizient nutzen, Abfallmanagement optimieren, Gefahrstoffe sicher handhaben.

7.2 Gesundheit und Sicherheit

Sicheres Arbeitsumfeld; Gefährdungen identifizieren und minimieren; Schulungen, PSA, Kommunikation; Compliance regelmäßig prüfen.

7.3 Qualität

Gesetzliche und vertragliche Qualitätsanforderungen konsequent erfüllen.

8. Lieferanten mit Unterauftragsvergabe

Unteraufträge melden; Unterauftragnehmer vollumfänglich auf den Kodex verpflichten und schulen.

9. Kontrolle und Zugang zu Informationen

9.1 Kontrolle

Evomatec ist zur Prüfung (Audits) berechtigt; festgestellte Mängel sind fristgerecht und auf Kosten des Lieferanten zu beheben; bei gravierenden Verstößen Vertragsbeendigung möglich.

9.2 Zugang zu Informationen

Lieferanten stellen alle Nachweise zur Einhaltung des Kodex bereit.

10. Meldeverfahren

Verstöße oder Verdachtsfälle sind unverzüglich der zuständigen Evomatec-Ansprechperson zu melden.

11. Genehmigung und Überarbeitung des Kodex

Der Kodex wurde genehmigt und wird regelmäßig auf Aktualität und Best-Practice-Konformität überprüft. Voraussetzung der Zusammenarbeit ist die Anerkennung und Einhaltung dieses Kodex.

Ort ………………………………………… Datum ………/………/…………
Firmenname des Lieferanten ……………………………………………………………
Adresse des Lieferanten …………………………………………………………………
Name des gesetzlichen Vertreters ………………………………………………………
Stempel und Unterschrift …………………………………………………………………