GEHEIMHALTUNGS- UND DATENSCHUTZVEREINBARUNG (NDA)

zwischen

Evomatec
(nachfolgend „EVOMATEC“ genannt)

und

……………………………………………………………………………
(nachfolgend „GESCHÄFTSPARTNER“ genannt)

EVOMATEC und der GESCHÄFTSPARTNER werden nachfolgend gemeinsam als „Parteien“ und jeweils einzeln als „Partei“ bezeichnet.

Datum: …………………
Ort: …………………

Präambel

Die Parteien beabsichtigen eine geschäftliche Zusammenarbeit, in deren Rahmen EVOMATEC Zugang zu vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten des GESCHÄFTSPARTNERS und seiner Kunden erhält.
Ziel dieser Vereinbarung ist es, ein hohes, professionelles Schutzniveau für sämtliche vertrauliche Informationen und personenbezogenen Daten sicherzustellen, den GESCHÄFTSPARTNER vor einem Missbrauch dieser Informationen zu schützen und die Rollen der Parteien unter datenschutzrechtlichen und geschäftlichen Gesichtspunkten klar zu regeln.

Vor diesem Hintergrund schließen die Parteien die nachstehende Geheimhaltungs- und Datenschutzvereinbarung.

§ 1 Parteien und Vertragsgegenstand

1.1 EVOMATEC ist ein Unternehmen, das insbesondere im Bereich Maschinenbau, Service, Wartung, technische Beratung und verwandte Dienstleistungen tätig ist.

1.2 Der GESCHÄFTSPARTNER ist ein Unternehmen, das mit EVOMATEC im Rahmen bestimmter Projekte, Leistungen oder Servicevereinbarungen zusammenarbeitet bzw. zusammenarbeiten möchte und EVOMATEC hierfür vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten zugänglich macht.

1.3 Gegenstand dieser Vereinbarung ist die Festlegung der Rechte und Pflichten der Parteien in Bezug auf

  • die Vertraulichkeit sämtlicher vom GESCHÄFTSPARTNER an EVOMATEC übermittelter Informationen und Daten, sowie

  • den Datenschutz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des GESCHÄFTSPARTNERS durch EVOMATEC.

1.4 Diese Vereinbarung gilt für alle Formen der Zusammenarbeit, in denen EVOMATEC Informationen und Daten des GESCHÄFTSPARTNERS erhält oder einsehen kann, unabhängig davon, ob hierfür ein separater Hauptvertrag (z. B. Servicevertrag, Liefervertrag) besteht.

§ 2 Zweck der Daten- und Informationsübermittlung

2.1 Der GESCHÄFTSPARTNER kann EVOMATEC im Rahmen der Zusammenarbeit insbesondere folgende Informationen übermitteln:

  • Identitätsdaten von Kunden und potenziellen Kunden

  • Kontaktdaten (z. B. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktion)

  • Informationen über angebotene oder erworbene Maschinen, Produkte und Dienstleistungen

  • Service-, Wartungs-, Reklamations- und Ersatzteilanfragen sowie technische Informationen

  • projektbezogene kaufmännische und technische Daten, Zeichnungen, Beschreibungen und Dokumentationen

2.2 EVOMATEC verpflichtet sich, sämtliche vom GESCHÄFTSPARTNER übermittelten Informationen ausschließlich

  • zur Pflege, Abwicklung und Unterstützung der durch den GESCHÄFTSPARTNER begründeten Kundenbeziehungen,

  • zur Erbringung von Service-, Wartungs-, Inbetriebnahme- und technischen Unterstützungsleistungen,

  • zur Bereitstellung von Ersatzteilen, technischen Lösungen und Empfehlungen,

  • sowie zu sonstigen zwischen den Parteien ausdrücklich schriftlich vereinbarten legitimen geschäftlichen Zwecken

im Namen und im Auftrag des GESCHÄFTSPARTNERS zu verwenden.

2.3 Eine Nutzung der Informationen zu eigenständigen, vom GESCHÄFTSPARTNER unabhängigen Vertriebs-, Marketing- oder Wettbewerbszwecken durch EVOMATEC ist ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung des GESCHÄFTSPARTNERS ausdrücklich ausgeschlossen.

§ 3 Begriff der vertraulichen Informationen

3.1 „Vertrauliche Informationen“ im Sinne dieser Vereinbarung sind sämtliche Informationen und Daten, gleich in welcher Form (insbesondere schriftlich, mündlich, elektronisch, digital, grafisch, audiovisuell oder in sonstiger Weise), die

  • der GESCHÄFTSPARTNER EVOMATECekt oder indirekt zugänglich macht oder

  • EVOMATEC im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem GESCHÄFTSPARTNER erlangt,

einschließlich sämtlicher personenbezogener Daten von Kunden, Ansprechpartnern, Mitarbeitern oder sonstigen Betroffenen.

3.2 Vertrauliche Informationen umfassen insbesondere, aber nicht abschließend:

a) kaufmännische, technische und finanzielle Informationen des GESCHÄFTSPARTNERS und seiner Kunden
b) Kundenlisten, Kundendatenbanken, Kundenverträge, Projekt- und Angebotsunterlagen, Kalkulationen, Preislisten, Rabattsysteme, Verkaufsbedingungen
c) Service-, Wartungs-, Qualitäts- und Störungsberichte, technische Zeichnungen, CAD-Daten, Konstruktionen, Spezifikationen, Softwarekonfigurationen, Dokumentationen, interne Protokolle und Berichte
d) personenbezogene Daten von Kunden, Ansprechpartnern, Beschäftigten oder sonstigen Betroffenen (z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktion, Bestell-, Service- und Kaufhistorie)
e) das Bestehen, der Inhalt und die Konditionen dieser Vereinbarung sowie sämtliche hierzu geführten Verhandlungen
f) strategische Informationen des GESCHÄFTSPARTNERS, einschließlich Markt- und Wettbewerbsanalysen, Geschäftsplänen, Entwicklungs- und Investitionsplanungen

3.3 Es ist nicht erforderlich, dass Informationen ausdrücklich als „vertraulich“ gekennzeichnet werden. Maßgeblich ist, ob die Information nach objektiver Betrachtung und den Umständen der Offenlegung typischerweise als vertraulich anzusehen ist. In Zweifelsfällen sind Informationen zugunsten des GESCHÄFTSPARTNERS als vertraulich zu behandeln.

§ 4 Geheimhaltungsverpflichtungen von EVOMATEC

4.1 EVOMATEC verpflichtet sich, alle vertraulichen Informationen

  • streng vertraulich zu behandeln,

  • durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder unbefugter Weitergabe zu schützen,

  • ausschließlich im Rahmen und zu den in dieser Vereinbarung definierten Zwecken zu verwenden.

4.2 EVOMATEC darf vertrauliche Informationen innerhalb der eigenen Organisation nur solchen Personen zugänglich machen, die

  • die Informationen zur Erfüllung der aus der Zusammenarbeit resultierenden Aufgaben zwingend benötigen (Need-to-Know-Prinzip) und

  • einer vertraglich oder gesetzlich abgesicherten Verschwiegenheitspflicht unterliegen, die in ihrer Schutzwirkung mindestens dieser Vereinbarung entspricht.

4.3 EVOMATEC stellt sicher, dass sämtliche Mitarbeiter, Organe, verbundene Unternehmen, externe Berater, IT-Dienstleister oder sonstige Erfüllungsgehilfen, die Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten, vorab über die Vertraulichkeitsanforderungen informiert und entsprechend verpflichtet werden. EVOMATEC haftet für das Verhalten dieser Personen wie für eigenes Verhalten.

4.4 Ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung des GESCHÄFTSPARTNERS ist EVOMATEC insbesondere nicht berechtigt,

  • vertrauliche Informationen über den zur Vertragserfüllung erforderlichen Umfang hinaus zu vervielfältigen, zu kopieren, zu exportieren oder auf sonstige Medien zu übertragen,

  • vertrauliche Informationen in eigene Datenbanken zu integrieren, sofern dies nicht ausschließlich der Erfüllung der Aufgaben für den GESCHÄFTSPARTNER dient,

  • bestehende oder potenzielle Kunden des GESCHÄFTSPARTNERS in einer Weise zu kontaktieren, die den GESCHÄFTSPARTNER umgeht oder wirtschaftlich beeinträchtigt,

  • vertrauliche Informationen für eigene oder fremde Marketing-, Vertriebs- oder Wettbewerbsaktivitäten zu verwenden oder entgeltlich oder unentgeltlich Dritten zugänglich zu machen.

§ 5 Ausnahmen von der Geheimhaltung

5.1 Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt nicht für Informationen, bei denen EVOMATEC nachweisen kann, dass

a) diese zum Zeitpunkt der Offenlegung durch den GESCHÄFTSPARTNER bereits allgemein bekannt waren oder nachträglich ohne Verschulden von EVOMATEC allgemein bekannt werden,
b) diese EVOMATEC vor der Offenlegung durch den GESCHÄFTSPARTNER bereits rechtmäßig und ohne Geheimhaltungsverpflichtung bekannt waren,
c) diese EVOMATEC von einem Dritten rechtmäßig und ohne Verletzung einer Verschwiegenheitspflicht gegenüber dem GESCHÄFTSPARTNER offenbart wurden,
d) diese aufgrund zwingender gesetzlicher Vorschriften, rechtkräftiger gerichtlicher Entscheidungen oder behördlicher Anordnungen offengelegt werden müssen.

5.2 Im Falle einer Offenlegungspflicht gemäß § 5.1 Buchstabe d) wird EVOMATEC den GESCHÄFTSPARTNER, soweit rechtlich zulässig und praktisch möglich,

  • unverzüglich schriftlich informieren,

  • den Umfang der Offenlegung auf das zwingend rechtlich geforderte Minimum beschränken und

  • mit dem GESCHÄFTSPARTNER bei der Prüfung und Umsetzung etwaiger Schutz- oder Abwehrmaßnahmen kooperieren.

§ 6 Verarbeitung personenbezogener Daten (Datenschutz)

6.1 Die Parteien sind sich bewusst, dass im Rahmen der Zusammenarbeit personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger Datenschutzgesetze verarbeitet werden können. Der Schutz dieser Daten hat für die Parteien – insbesondere zugunsten des GESCHÄFTSPARTNERS – hohe Priorität.

6.2 Soweit EVOMATEC personenbezogene Daten im Auftrag des GESCHÄFTSPARTNERS verarbeitet, gilt:

  • Der GESCHÄFTSPARTNER ist Verantwortlicher („Controller“) im Sinne der DSGVO.

  • EVOMATEC ist Auftragsverarbeiter („Processor“) im Sinne der DSGVO.

6.3 EVOMATEC verpflichtet sich,

  • personenbezogene Daten ausschließlich nach dokumentierten Weisungen des GESCHÄFTSPARTNERS zu verarbeiten,

  • personenbezogene Daten nur für die in § 2 dieser Vereinbarung genannten und/oder separat vereinbarten Zwecke zu nutzen,

  • geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

6.4 EVOMATEC wird ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung des GESCHÄFTSPARTNERS keine Subunternehmer (Unterauftragsverarbeiter) mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betrauen. Im Falle einer Zustimmung stellt EVOMATEC sicher, dass mit diesen Unterauftragsverarbeitern Vereinbarungen geschlossen werden, die datenschutzrechtlich mindestens die Anforderungen dieser Vereinbarung erfüllen.

6.5 EVOMATEC wird den GESCHÄFTSPARTNER unverzüglich – möglichst binnen 48 Stunden – informieren, wenn EVOMATEC Kenntnis von einem Datenschutzvorfall (z. B. Verlust, unbefugter Zugriff, Manipulation oder unbefugte Offenlegung personenbezogener Daten) erhält, der personenbezogene Daten des GESCHÄFTSPARTNERS betrifft. EVOMATEC wird alle zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um den Vorfall zu begrenzen, aufzuklären und dessen Auswirkungen zu minimieren, und hierbei eng mit dem GESCHÄFTSPARTNER zusammenarbeiten.

6.6 Der GESCHÄFTSPARTNER bleibt als Verantwortlicher für die Wahrnehmung der Rechte betroffener Personen (insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch) zuständig. EVOMATEC wird den GESCHÄFTSPARTNER bei der Erfüllung dieser Pflichten in angemessenem Umfang unterstützen, insbesondere durch Bereitstellung notwendiger Informationen und technische Unterstützung.

6.7 Nach Beendigung der Zusammenarbeit oder auf ausdrückliche schriftliche Aufforderung des GESCHÄFTSPARTNERS wird EVOMATEC – vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten –

  • sämtliche personenbezogenen Daten des GESCHÄFTSPARTNERS sowie

  • sämtliche Kopien, Sicherungen und Ableitungen dieser Daten

entweder an den GESCHÄFTSPARTNER herausgeben oder in sicherer Weise löschen bzw. vernichten. Die vollständige Rückgabe bzw. Löschung ist dem GESCHÄFTSPARTNER schriftlich zu bestätigen.

§ 7 Kontroll- und Informationsrechte des GESCHÄFTSPARTNERS

7.1 Zum Schutz der Interessen des GESCHÄFTSPARTNERS verpflichtet sich EVOMATEC, auf Anforderung des GESCHÄFTSPARTNERS

  • angemessene Nachweise über die Einhaltung dieser Vereinbarung und der einschlägigen Datenschutzvorschriften (z. B. Zertifikate, interne Richtlinien, Auditberichte) zur Verfügung zu stellen und

  • Auskünfte zu den eingesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu erteilen.

7.2 Der GESCHÄFTSPARTNER ist nach vorheriger angemessener Ankündigung berechtigt, selbst oder durch von ihm beauftragte, zur Verschwiegenheit verpflichtete Prüfer angemessene Kontrollen (z. B. Audits, Stichproben) bei EVOMATEC durchzuführen, soweit dies zur Überprüfung der Einhaltung dieser Vereinbarung erforderlich ist. Dabei sind die berechtigten Sicherheits- und Betriebsinteressen von EVOMATEC zu berücksichtigen.

§ 8 Geistige Eigentumsrechte

8.1 Sämtliche Rechte des geistigen und gewerblichen Eigentums an den vertraulichen Informationen verbleiben ausschließlich beim GESCHÄFTSPARTNER oder den jeweiligen Rechteinhabern.

8.2 Diese Vereinbarung begründet für EVOMATEC keine Lizenzen, Nutzungsrechte oder sonstigen dinglichen Rechte an den vertraulichen Informationen, es sei denn, dies wird in einem separaten Vertrag ausdrücklich und schriftlich vereinbart.

8.3 EVOMATEC ist nicht berechtigt, die Firma, Marken, Logos, Produktbezeichnungen oder sonstige Kennzeichen des GESCHÄFTSPARTNERS ohne dessen vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung zu verwenden.

§ 9 Haftung

9.1 Sofern der GESCHÄFTSPARTNER nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes zugesichert hat, übernimmt er keine Gewähr für Vollständigkeit, Richtigkeit oder Eignung der bereitgestellten Informationen für einen bestimmten Zweck.

9.2 EVOMATEC haftet dem GESCHÄFTSPARTNER für sämtliche Schäden, die aus einer schuldhaften Verletzung der in dieser Vereinbarung festgelegten Geheimhaltungs-, Datenschutz- oder Datensicherheitsverpflichtungen resultieren. Hierzu zählen insbesondere

  • nachweisbareekte Schäden,

  • indirekte Schäden und Folgeschäden,

  • entgangener Gewinn, soweit rechtlich zulässig, sowie

  • berechtigte Ansprüche Dritter (insbesondere Kunden, Betroffene, Behörden).

9.3 EVOMATEC ist ohne vorherige ausdrückliche schriftliche Zustimmung des GESCHÄFTSPARTNERS nicht berechtigt,

  • im eigenen Namen oder im Namen Dritter Kontakt zu bestehenden oder potenziellen Kunden des GESCHÄFTSPARTNERS aufzunehmen,

  • von diesen eigenständig Informationen, Unterlagen oder Daten anzufordern,

  • eigenständig Verträge, Angebote oder sonstige Geschäftsbeziehungen mit diesen Kunden im eigenen Namen zu begründen.

Sämtliche kundenbezogenen Anfragen sind ausschließlich über den GESCHÄFTSPARTNER zu koordinieren. Das Recht zurekten Steuerung, inhaltlichen Ausgestaltung und vertraglichen Gestaltung der Kundenbeziehungen liegt allein beim GESCHÄFTSPARTNER.
Nur sofern der GESCHÄFTSPARTNER EVOMATEC zuvor ausdrücklich und schriftlich hierzu ermächtigt hat, ist EVOMATEC berechtigt, im Rahmen und Umfang dieser Ermächtigung unmittelbar mit Kunden des GESCHÄFTSPARTNERS zu kommunizieren.

§ 10 Laufzeit und Fortgeltung

10.1 Diese Vereinbarung tritt mit Unterzeichnung durch beide Parteien in Kraft.

10.2 Die Geheimhaltungs- und Datenschutzverpflichtungen gelten für die Dauer der geschäftlichen Beziehung der Parteien und darüber hinaus für einen Zeitraum von mindestens zehn (10) Jahren ab Beendigung der Zusammenarbeit oder ab dem Datum der letzten Offenlegung vertraulicher Informationen – maßgeblich ist das jeweils spätere Ereignis.
Längere gesetzliche Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen, insbesondere für personenbezogene Daten, bleiben unberührt.

10.3 Die Beendigung der Zusammenarbeit – gleich aus welchem Rechtsgrund – lässt die Wirksamkeit der Bestimmungen dieser Vereinbarung zur Geheimhaltung, zum Datenschutz und zum Schutz der Interessen des GESCHÄFTSPARTNERS unberührt.

§ 11 Rückgabe und Löschung von Unterlagen

11.1 Auf schriftliche Aufforderung des GESCHÄFTSPARTNERS oder nach Beendigung der Zusammenarbeit wird EVOMATEC

  • sämtliche Unterlagen, Datenträger und sonstige Medien, die vertrauliche Informationen des GESCHÄFTSPARTNERS enthalten, an den GESCHÄFTSPARTNER herausgeben oder

  • auf ausdrücklichen Wunsch des GESCHÄFTSPARTNERS diese Unterlagen und Daten sicher und endgültig löschen bzw. vernichten.

11.2 Soweit zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer vollständigen Löschung entgegenstehen, ist EVOMATEC berechtigt, die betroffenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Erfüllung dieser Aufbewahrungspflichten und nur für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer zu speichern. Nach Ablauf dieser Frist sind die Daten unverzüglich zu löschen.

11.3 EVOMATEC ist nicht berechtigt, Zurückbehaltungsrechte an Daten oder Unterlagen des GESCHÄFTSPARTNERS geltend zu machen, soweit es sich um vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten handelt.

§ 12 Schriftform, Abtretung, anwendbares Recht, UN-Kaufrecht (CISG) und Gerichtsstand

12.1 Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung einschließlich etwaiger Nebenabreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform und der Unterzeichnung durch beide Parteien. Dies gilt ebenso für den Verzicht auf das Schriftformerfordernis.

12.2 Eine ganz oder teilweise Übertragung von Rechten und Pflichten aus dieser Vereinbarung auf Dritte ist einer Partei nur mit vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der jeweils anderen Partei gestattet. Abweichungen hiervon bedürfen einer gesonderten, von beiden Parteien unterzeichneten Vereinbarung.

12.3 Diese Vereinbarung unterliegt – unter Ausschluss der Bestimmungen des internationalen Privatrechts – dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Das Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (UN-Kaufrecht, CISG) findet auf diese Vereinbarung keine Anwendung.

12.4 Für sämtliche kaufmännischen Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung sind ausschließlich die sachlich zuständigen Gerichte in Stuttgart zuständig.

12.5 Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung durch eine wirksame Regelung zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.

§ 13 Schlussbestimmungen und Ausfertigungen

13.1 Diese Vereinbarung stellt die vollständige Regelung der Parteien zum Gegenstand der Geheimhaltung und des Datenschutzes im Rahmen der Zusammenarbeit dar. Frühere mündliche oder schriftliche Absprachen, soweit sie denselben Regelungsgegenstand betreffen, werden durch diese Vereinbarung ersetzt, sofern sie nicht ausdrücklich schriftlich fortgeführt werden.

13.2 Diese Vereinbarung wird in zwei gleichlautenden Ausfertigungen unterzeichnet. Jede Partei erhält eine Ausfertigung.

Unterschriften

Evomatec
Name / Funktion: ……………………………
Unterschrift: ………………………………………

GESCHÄFTSPARTNER
Firma: ………………………………………
Name / Funktion: ……………………………
Unterschrift: ………………………………………

Rechtliche Informationen