مدونة قواعد السلوك للموردين – إيفوماتيك

فهرس المحتويات

المقدمة

الهدف

النطاق

الأحكام العامة

متطلبات أخلاقيات الأعمال والنزاهة
5.1 حظر جميع أشكال الفساد
5.2 الاحتيال
5.3 الهدايا والدعوات
5.4 حظر غسل الأموال
5.5 المنافسة العادلة
5.6 تضارب المصالح
5.7 السرّية
5.8 حماية البيانات / نقل البيانات الشخصية
5.9 الأمن السيبراني
5.10 لوائح الجمارك والأمن
5.11 القيود والعقوبات التجارية
5.12 حماية الأصول
5.13 البيانات العلنية
5.14 شفافية المعلومات

شروط العمل والمسؤولية الاجتماعية
6.1 حظر عمل الأطفال
6.2 حظر العمل الجبري والاتجار بالبشر
6.3 حظر العمل غير القانوني وغير المعلن
6.4 الحماية من التحرّش والإساءة
6.5 حظر التمييز
6.6 حرية تكوين الجمعيات
6.7 عدالة الأجور
6.8 أوقات العمل
6.9 التنوع والإدماج

الامتثال والبيئة والصحة والسلامة والجودة
7.1 التنمية المستدامة للمنتجات والعمليات
7.2 الصحة والسلامة
7.3 الجودة

الموردون الذين يستعينون بمقاولين فرعيين

الرقابة والوصول إلى المعلومات
9.1 الرقابة (عمليات التدقيق والإجراءات التصحيحية)
9.2 الوصول إلى المعلومات

آلية الإبلاغ

اعتماد المدونة ومراجعتها

1. المقدّمة

تُدرك شركة إيفوماتيك أهمية وجود دورة مشتريات شفافة ومسؤولة تقلّل من الآثار الاجتماعية والبيئية وتحمي جميع أصحاب المصلحة. وتتوقّع الشركة من الموردين لديها – بما في ذلك المقاولون الفرعيون التابعون لهم – تطبيق قواعد وممارسات ومبادئ موحّدة في مجالات أخلاقيات الأعمال والنزاهة، وشروط العمل والمسؤولية الاجتماعية، والبيئة، والصحة والسلامة، والجودة.

تلتزم إيفوماتيك بالامتثال لجميع القوانين المعمول بها وأفضل الممارسات. وإذا طُبِّقت متطلبات قانونية أشد صرامة بالإضافة إلى هذه المدونة، فإن تلك المتطلبات تكون لها الأسبقية. وفي حال أدّى الالتزام بهذه المدونة – على نحو استثنائي – إلى تعارض مع أحكام القانون، يجب الالتزام بالمعايير القانونية ذات الصلة، مع إبلاغ إيفوماتيك فورًا بوجود هذا التعارض.

2. الهدف

تُحدّد هذه المدونة توقعات إيفوماتيك بشأن المشتريات المستدامة اجتماعيًا وبيئيًا واقتصاديًا، وتوضّح مدونة أخلاقيات إيفوماتيك، ولا سيما فيما يتعلق بالتعاون مع الموردين.

3. النطاق

تنطبق هذه المدونة على جميع الأفراد والمنظمات والشركات والشركاء والموردين الذين يقدّمون خدمات إلى إيفوماتيك. ويتعيّن على الموردين ضمان إطلاع موظفيهم والمقاولين الفرعيين التابعين لهم على أحكام هذه المدونة وفهمها وتطبيقها في العمل اليومي.

4. الأحكام العامة

تعمل إيفوماتيك بطريقة قانونية وأخلاقية. ويُعدّ الامتثال لهذه المدونة أحد معايير اختيار وتقييم الموردين. وبقبول أي عقد، يؤكّد المورد إلمامه التام بهذه المدونة وقبوله لها، وكذلك تحمّله المسؤولية عن تنفيذها في جميع مراحل وعمليات سلسلة التوريد الخاصة به.

5. متطلبات أخلاقيات الأعمال والنزاهة

يجب على الموردين الامتثال لجميع القوانين واللوائح المعمول بها، وإنشاء هياكل تنظيمية مناسبة لضمان سلوك متوافق وشفاف وقابل للتتبع في جميع أنشطتهم التجارية.

5.1 حظر جميع أشكال الفساد

يُحظر تمامًا أي شكل من أشكال الفساد، سواء كان فعّالًا أو سلبيًا، بما في ذلك الرشوة واستغلال النفوذ وتقديم أو قبول أي مزايا غير مشروعة. ولا يجوز للموردين تقديم أي مزايا أو مدفوعات أو هدايا أو خدمات غير لائقة لموظفي القطاع العام أو للأشخاص في القطاع الخاص من أجل الحصول على معاملة تفضيلية أو غير مشروعة أو الحفاظ عليها.

5.2 الاحتيال

يُحظر أي شكل من أشكال الاحتيال، بما في ذلك الخداع، أو الإدلاء ببيانات أو معلومات غير صحيحة، أو اختلاس الأصول أو الأموال، أو أي ممارسات احتيالية أخرى في التعامل مع إيفوماتيك أو مع جهات أخرى ضمن سلسلة التوريد.

5.3 الهدايا والدعوات

لا يجوز تقديم أو قبول الهدايا أو الدعوات إلا إذا كانت: ذات قيمة مادية منخفضة، ومقبولة اجتماعيًا، وشفافة، ومسموحًا بها قانونًا، ولا تهدف إلى التأثير غير المشروع على القرارات التجارية أو الرسمية. كما يجب مراعاة جميع قوانين ولوائح مكافحة الفساد ذات الصلة مراعاة صارمة.

5.4 حظر غسل الأموال

يجب على الموردين تنفيذ تدابير فعّالة لمنع غسل الأموال، وضمان عدم استخدام هياكلهم وعملياتهم في معاملات غير مشروعة. ويتعيّن الامتثال لجميع اللوائح الوطنية والدولية ذات الصلة بمكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.

5.5 المنافسة العادلة

يلتزم الموردون بقواعد المنافسة العادلة، ولا يشاركون في أي ممارسات مخلّة بالمنافسة مثل: التلاعب بالأسعار أو العطاءات، أو توزيع الأسواق أو العملاء، أو تبادل المعلومات الحساسة تجاريًا بشكل غير مشروع، أو أي اتفاقات أو سلوكيات أخرى مخالفة لقوانين المنافسة ومكافحة الاحتكار.

5.6 تضارب المصالح

يجب تجنّب حالات تضارب المصالح الفعلية أو المحتملة بين إيفوماتيك والمورد. وعند حدوث تضارب مصالح – أو احتمال حدوثه – يتعيّن على المورد الإفصاح عنه دون تأخير لإيفوماتيك والبحث عن حل مناسب وشفاف بالاتفاق مع الشركة.

5.7 السرّية

يتعيّن حماية الأسرار التجارية والمعلومات غير المتاحة للعامة والخاصة بإيفوماتيك أو بالموردين أو بالعملاء، وعدم استخدامها إلا للأغراض المصرّح بها، وعدم إفشائها لأطراف ثالثة دون موافقة مناسبة. وتشمل المعلومات السرّية على سبيل المثال لا الحصر: البيانات التقنية والتجارية والمالية والعقود والمعرفة الفنية (Know-how).

5.8 حماية البيانات / نقل البيانات الشخصية

يجب الامتثال لجميع قوانين ولوائح حماية البيانات المعمول بها، ولا سيّما فيما يتعلق بجمع ومعالجة وتخزين ونقل البيانات الشخصية. وعلى الموردين تنفيذ تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة لحماية البيانات الشخصية من الوصول غير المصرّح به أو الفقدان أو التغيير أو الإفشاء، وضمان أن أي نقل للبيانات يتمّ على أساس قانوني واضح ووفقًا للاتفاقات التعاقدية.

5.9 الأمن السيبراني

يلتزم الموردون بإنشاء نظام فعّال لإدارة أمن المعلومات والأمن السيبراني، يشمل إجراءات تقنية وتنظيمية، مثل: استخدام كلمات مرور آمنة، وتحديثات منتظمة للبرمجيات، وبرامج موثوقة للحماية من البرمجيات الخبيثة، ومصادقة آمنة للأجهزة والوصول إلى الأنظمة. كما يجب توعية الموظفين من خلال تدريبات دورية على مواضيع الأمن السيبراني وحماية البيانات.

5.10 لوائح الجمارك والأمن

يجب الامتثال لجميع لوائح وقواعد الجمارك والاستيراد والتصدير والأمن ذات الصلة بالسلع والتقنيات والخدمات المورَّدة. ويتعيّن ضمان صحة وكمال المستندات الجمركية، واحترام متطلبات أمن سلسلة التوريد خلال النقل والتخزين والتسليم.

5.11 القيود والعقوبات التجارية

يتعيّن على الموردين الالتزام بجميع أنظمة مراقبة الصادرات والقيود والعقوبات التجارية الوطنية والدولية، والتأكّد من عدم الاشتراك في معاملات محظورة مع دول أو منظمات أو أفراد خاضعين لعقوبات أو قيود تجارية.

5.12 حماية الأصول

يجب حماية أصول وموارد إيفوماتيك (مثل المعدات، والأنظمة، والمواد، والمعلومات، وحقوق الملكية الفكرية، والعلامة التجارية) من الفقدان أو السرقة أو إساءة الاستخدام أو التلف، وعدم استخدامها إلا للأغراض المصرّح بها تعاقديًا.

5.13 البيانات العلنية

يجب أن تكون الاتصالات والبيانات العامة المتعلقة بإيفوماتيك أو بالتعاون معها متحفظة ومسؤولة. ولا يجوز إصدار بيانات أو استخدام اسم إيفوماتيك أو علامتها التجارية في البيانات التسويقية أو الإعلامية إلا بعد الحصول على موافقة خطّية مسبقة من الشركة. كما يتعيّن الحفاظ على السرّية المتفق عليها في جميع الأوقات.

5.14 شفافية المعلومات

يجب أن تكون المعلومات المتعلقة بالمنتجات والعمليات والخدمات المقدَّمة لإيفوماتيك صحيحة وواضحة وغير مضلِّلة، وأن تعكس بدقة خصائص الجودة والسلامة والأداء. ويُحظر إخفاء معلومات جوهرية أو تقديم بيانات يمكن أن تؤدي إلى تصوّر خاطئ لدى إيفوماتيك أو لدى العملاء النهائيين.

6. شروط العمل والمسؤولية الاجتماعية

في إطار شروط العمل والمسؤولية الاجتماعية، يلتزم الموردون باحترام حقوق الإنسان المعترف بها دوليًا وتحسين ظروف العمل وتعزيز بيئة عمل عادلة وآمنة للجميع.

6.1 حظر عمل الأطفال

يُحظر تشغيل الأطفال دون الحد الأدنى القانوني لسن العمل في الدولة المعنية. كما يُحظر تشغيل أي شخص يقل عمره عن 16 سنة، إذا كانت القوانين المحلية لا تنصّ على سن أعلى. ولا يُسمح للقُصّر بأداء الأعمال الخطرة أو العمل الليلي أو العمل الإضافي، مع ضرورة احترام جميع التدابير الخاصة بحماية الأحداث.

6.2 حظر العمل الجبري والاتجار بالبشر

لا يُسمح بأي شكل من أشكال العمل الجبري أو العبودية أو السُخرة أو العمل تحت الإكراه أو الاتجار بالبشر. ويجب احترام حرية حركة جميع العاملين، وعدم حجز وثائق هويتهم أو جوازات سفرهم، أو إلزامهم بدفع رسوم توظيف غير قانونية، أو ربطهم بعقود عمل قسرية.

6.3 حظر العمل غير القانوني وغير المعلن

يجب الالتزام بجميع الأنظمة والقوانين المتعلقة بالتوظيف القانوني، بما في ذلك التسجيل الرسمي للعاملين، والتأمينات الاجتماعية، والضرائب، وتصاريح العمل، وعدم اللجوء إلى العمالة غير الموثّقة أو غير المصرّح بها أو غير المعلن عنها للسلطات المختصة.

6.4 الحماية من التحرّش والإساءة

يجب معاملة جميع الموظفين باحترام وكرامة. ويُحظر تمامًا أي شكل من أشكال التحرّش أو الإساءة الجسدية أو الجنسية أو اللفظية أو النفسية أو التهديد بالعنف أو أي سلوك مهين. ويجب على الموردين وضع آليات واضحة لتلقي الشكاوى والتحقيق فيها واتخاذ الإجراءات المناسبة.

6.5 حظر التمييز

تلتزم الشركات بضمان المساواة في المعاملة في جميع عمليات الموارد البشرية (التوظيف، الترقية، الأجور، التدريب، الفصل، إلخ)، بغضّ النظر عن الجنس أو العمر أو الأصل العرقي أو القومي، أو الدين أو المعتقد، أو الإعاقة، أو الحالة الاجتماعية، أو أي سمة شخصية أخرى.

6.6 حرية تكوين الجمعيات

يجب احترام حق الموظفين في تكوين أو الانضمام إلى نقابات عمّالية أو منظمات تمثيلية يختارونها بحرية، وكذلك حقهم في المفاوضة الجماعية، وفقًا للقوانين واللوائح المحلية. ولا يجوز ممارسة أي تمييز أو انتقام ضد الموظفين بسبب مشاركتهم النقابية أو أنشطتهم التمثيلية القانونية.

6.7 عدالة الأجور

يجب دفع أجور لا تقل عن الحد الأدنى القانوني للأجور وجميع المزايا القانونية المطلوبة، بالإضافة إلى دفع بدلات العمل الإضافي وفقًا للقانون أو الاتفاقيات الجماعية. ولا يجوز إجراء أي اقتطاعات غير قانونية أو عقابية من الأجور. كما يجب ضمان شفافية مكوّنات الأجر للموظفين.

6.8 أوقات العمل

يتعيّن الالتزام بجميع القوانين والاتفاقيات المحلية والمعايير الدولية ذات الصلة (مثل معايير منظمة العمل الدولية) فيما يتعلق بساعات العمل وأوقات الراحة. يجب الحد من العمل الإضافي إلى مستوى معقول ومسموح قانونًا، ويحق للموظفين الحصول على يوم راحة واحد على الأقل بعد كل فترة عمل مكوّنة من سبعة أيام، ما لم تنصّ القوانين أو الاتفاقيات الجماعية على تنظيم مختلف لصالح الموظفين.

6.9 التنوع والإدماج

يُشجَّع إنشاء بيئة عمل متنوّعة وشاملة تُقدَّر فيها الخلفيات والقدرات المختلفة. ويجب ضمان تكافؤ الفرص المهنية على أساس المؤهلات والكفاءة والأداء، دون تمييز أو إقصاء لأي فئة.

7. الامتثال والبيئة والصحة والسلامة والجودة

تلتزم إيفوماتيك والموردون بالعمل على تقليل الآثار البيئية على امتداد سلسلة التوريد، والامتثال لجميع القوانين واللوائح المتعلقة بالبيئة والصحة والسلامة والجودة. ويجب الحصول على جميع التراخيص والتصاريح اللازمة والالتزام بشروطها، مع إمكانية إثبات ذلك عند الطلب.

7.1 التنمية المستدامة للمنتجات والعمليات

يجب السعي باستمرار لتحسين الأثر البيئي خلال دورة حياة المنتجات والعمليات، وذلك من خلال الاستخدام الفعّال للموارد والطاقة والمياه، وتحسين إدارة النفايات، وتقليل الانبعاثات، والتعامل الآمن مع المواد الخطرة وتخزينها ونقلها والتخلص منها، بما يتماشى مع مبادئ التنمية المستدامة.

7.2 الصحة والسلامة

يجب توفير بيئة عمل آمنة وصحية، وتحديد المخاطر المهنية وتقييمها وتقليلها، وتنفيذ إجراءات وقائية مناسبة. ويشمل ذلك التدريب المنتظم للعاملين، وتوفير معدات الحماية الشخصية المناسبة، والتواصل الواضح بشأن مخاطر السلامة، وإجراء فحوصات دورية للامتثال لمتطلبات السلامة والصحة المهنية، ومعالجة الحوادث وتقارير شبه الحوادث (Near Misses) على نحو منهجي.

7.3 الجودة

يتعيّن على الموردين الوفاء باستمرار بجميع متطلبات الجودة القانونية والتعاقدية المتفق عليها مع إيفوماتيك، واعتماد أنظمة إدارة جودة مناسبة لضمان استقرار العمليات، وتتبع المنتجات، والكشف المبكر عن العيوب، والتحسين المستمر للأداء.

8. الموردون الذين يستعينون بمقاولين فرعيين

يتعيّن على الموردين إبلاغ إيفوماتيك باستخدام المقاولين الفرعيين في تنفيذ الخدمات أو توريد المنتجات ذات الصلة، والتأكّد من التزام هؤلاء المقاولين الفرعيين التزامًا كاملاً بأحكام هذه المدونة. ويجب على الموردين تدريب مقاوليهم الفرعيين، ومتابعة امتثالهم، وتحميلهم نفس متطلبات الامتثال والأخلاقيات والجودة المطبّقة على المورد نفسه.

9. الرقابة والوصول إلى المعلومات

9.1 الرقابة (عمليات التدقيق والإجراءات التصحيحية)

يحق لإيفوماتيك إجراء عمليات تدقيق أو مراجعة، بنفسها أو عن طريق طرف ثالث مفوَّض، للتحقق من امتثال المورد لهذه المدونة. وفي حال اكتشاف أوجه قصور أو مخالفات، يتعيّن على المورد وضع وتنفيذ إجراءات تصحيحية ضمن مهلة محددة وعلى نفقته الخاصة. وفي حال حدوث مخالفات جسيمة أو متكررة، تحتفظ إيفوماتيك بحقها في اتخاذ تدابير تعاقدية مناسبة، بما في ذلك إنهاء العقد.

9.2 الوصول إلى المعلومات

يتعيّن على الموردين تزويد إيفوماتيك بجميع المعلومات والوثائق والأدلة المناسبة التي تثبت الامتثال لأحكام هذه المدونة، عند الطلب، وبصورة صحيحة وكاملة وفي الوقت المناسب، مع مراعاة القوانين المعمول بها بشأن حماية البيانات والسرّية.

10. آلية الإبلاغ

يجب الإبلاغ فورًا عن أي انتهاكات أو حالات اشتباه بحدوث انتهاك لهذه المدونة أو للقوانين المعمول بها إلى جهة الاتصال المسؤولة عن المورد لدى إيفوماتيك، وفقًا لقنوات الاتصال المتفق عليها تعاقديًا.

11. اعتماد المدونة ومراجعتها

تم اعتماد هذه المدونة، ويتمّ مراجعتها بانتظام للتأكد من حداثتها وتوافقها مع أفضل الممارسات في مجالات الامتثال وأخلاقيات الأعمال والاستدامة. ويُعدّ الإقرار بهذه المدونة والالتزام بها شرطًا أساسيًا للتعاون مع إيفوماتيك.

المكان …………………………………………

التاريخ ……/………/…………

اسم شركة المورد ……………………………………………………………

عنوان المورد …………………………………………………………………

اسم الممثل القانوني ………………………………………………………

الختم والتوقيع …………………………………………………………………