Uppförandekod för leverantörer

Uppförandekod för leverantörer – Evomatec

Innehållsförteckning

1. Inledning

2. Syfte

3. Tillämpningsområde

4. Allmänna villkor

5. Krav på affärsetik och integritet 5.1 Förbud mot alla former av korruption 5.2 Bedrägeri 5.3 Gåvor och inbjudningar 5.4 Förbud mot penningtvätt 5.5 Rättvis konkurrens 5.6 Intressekonflikter 5.7 Sekretess 5.8 Dataskydd / Överföring av personuppgifter 5.9 Cybersäkerhet 5.10 Tull- och säkerhetsbestämmelser 5.11 Handelsrestriktioner och sanktioner 5.12 Skydd av tillgångar 5.13 Offentliga uttalanden 5.14 Informationens transparens

6. Anställningsvillkor och socialt ansvar 6.1 Förbud mot barnarbete 6.2 Förbud mot tvångsarbete och människohandel 6.3 Förbud mot olagligt, odeklarerat arbete 6.4 Skydd mot trakasserier och övergrepp 6.5 Förbud mot diskriminering 6.6 Föreningsfrihet 6.7 Rättvisa löner 6.8 Arbetstid 6.9 Mångfald och inkludering

7. Regelefterlevnad, miljö, hälsa och säkerhet, kvalitet 7.1 Hållbar utveckling av produkter och processer 7.2 Hälsa och säkerhet 7.3 Kvalitet

8. Leverantörer som anlitar underleverantörer

9. Kontroll och tillgång till information 9.1 Kontroll (revisioner, korrigerande åtgärder) 9.2 Tillgång till information

10. Rapporteringsförfarande

11. Godkännande och revidering av koden

1. Inledning Evomatec inser vikten av en transparent och ansvarsfull upphandlingscykel som minimerar sociala och miljömässiga konsekvenser och skyddar alla intressenter. Vi förväntar oss att våra leverantörer – inklusive deras underleverantörer – tillämpar gemensamma regler, arbetssätt och principer inom områdena etik och integritet, anställningsvillkor och socialt ansvar, miljö, hälsa, säkerhet och kvalitet. Evomatec åtar sig att följa tillämpliga lagar och bästa praxis. Om strängare lagkrav gäller utöver denna kod ska dessa ha företräde. Om efterlevnaden av koden i undantagsfall leder till en konflikt med lagen måste de relevanta normerna följas; konflikten måste omedelbart rapporteras till Evomatec.

2. Syfte Denna kod definierar Evomatecs förväntningar på socialt, miljömässigt och ekonomiskt hållbar upphandling och preciserar Evomatecs etiska kod, särskilt i samarbetet med leverantörer.

3. Tillämpningsområde Koden gäller alla individer, organisationer, företag, partner och leverantörer som tillhandahåller tjänster till Evomatec. Leverantörerna ska säkerställa att deras anställda och underleverantörer känner till och tillämpar koden.

4. Allmänna villkor Evomatec agerar lagenligt och etiskt. Efterlevnad av denna kod är ett urvals- och utvärderingskriterium. Genom att acceptera ett avtal bekräftar leverantören full kännedom om och acceptans av koden samt ansvar för att den genomförs i hela leveranskedjan.

5. Krav på affärsetik och integritet Leverantörerna ska följa alla tillämpliga lagar och inrätta lämpliga organisationsstrukturer för att säkerställa ett lagenligt, transparent och spårbart agerande. 5.1 Förbud mot alla former av korruption Ingen aktiv eller passiv korruption och ingen otillbörlig påverkan får förekomma. Inga otillbörliga förmåner får ges till offentliga tjänstemän eller privatpersoner. 5.2 Bedrägeri Inget vilseledande, inga falska uppgifter, ingen förskingring eller andra bedrägliga handlingar får förekomma. 5.3 Gåvor och inbjudningar Dessa får endast vara socialt lämpliga, av lågt värde, transparenta och lagligen tillåtna, utan förväntan på en motprestation; antikorruptionslagar ska följas strikt. 5.4 Förbud mot penningtvätt Effektiva åtgärder för att förebygga penningtvätt måste genomföras. 5.5 Rättvis konkurrens Inget konkurrensbegränsande beteende får förekomma (pris- eller anbudssamverkan, uppdelning av marknader eller kunder, utbyte av känslig information osv.). 5.6 Intressekonflikter Undvik konflikter; redovisa faktiska eller potentiella konflikter. 5.7 Sekretess Skydda företagshemligheter och information som inte är offentlig. 5.8 Dataskydd / Överföring av personuppgifter Följ alla dataskyddslagar; vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. 5.9 Cybersäkerhet Tillämpa informationssäkerhetsledning, utbildning och säkra rutiner (lösenord, skydd mot skadlig programvara, enhetsautentisering). 5.10 Tull- och säkerhetsbestämmelser Följ alla relevanta tull-, import- och säkerhetsregler. 5.11 Handelsrestriktioner och sanktioner Följ export- och importkontroller samt internationella sanktioner. 5.12 Skydd av tillgångar Skydda Evomatecs resurser, varumärkesimage och immateriella rättigheter. 5.13 Offentliga uttalanden Kommunicera återhållsamt; tillskriv inte Evomatec något utan godkännande; upprätthåll sekretessen. 5.14 Informationens transparens Tillhandahåll korrekt, tydlig och icke vilseledande produkt- och processinformation.

6. Anställningsvillkor och socialt ansvar6.1 Förbud mot barnarbete Ingen anställning får ske under den lagstadgade minimiåldern; anställning är strängt förbjuden för personer under 16 år (eller en högre lokal minimiålder). Minderåriga får inte utföra farligt arbete, nattarbete eller övertidsarbete. 6.2 Förbud mot tvångsarbete och människohandel Inget tvångsarbete, slaveri eller skuldarbete får förekomma; respektera rörelsefriheten. 6.3 Förbud mot olagligt, odeklarerat arbete Följ alla bestämmelser om laglig anställning. 6.4 Skydd mot trakasserier och övergrepp Behandla alla respektfullt; alla fysiska, sexuella, verbala eller psykiska trakasserier är förbjudna. 6.5 Förbud mot diskriminering Tillämpa likabehandling i alla personalprocesser – oavsett personliga egenskaper. 6.6 Föreningsfrihet Respektera rätten till föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar. 6.7 Rättvisa löner Tillhandahåll minst lagstadgade minimilöner och förmåner samt tillåtna övertidstillägg; inga olagliga avdrag får göras. 6.8 Arbetstid Följ lokala lagar och internationella standarder (ILO) om arbets- och vilotider; begränsa övertiden; ge minst en ledig dag per 7-dagarsperiod. 6.9 Mångfald och inkludering Främja en arbetsmiljö som präglas av mångfald och inkludering; ge lika möjligheter utifrån kvalifikationer.

7. Regelefterlevnad, miljö, hälsa och säkerhet, kvalitet Evomatec och leverantörerna ska minska miljöpåverkan längs leveranskedjan; alla nödvändiga tillstånd måste följas och styrkas. 7.1 Hållbar utveckling av produkter och processer Förbättra livscykelanalysen, använd resurser effektivt, optimera avfallshanteringen och hantera farliga material säkert. 7.2 Hälsa och säkerhet Säkerställ en säker arbetsmiljö; identifiera och minimera risker; tillhandahåll utbildning, personlig skyddsutrustning (PPE) och kommunikation; kontrollera regelbundet efterlevnaden. 7.3 Kvalitet Uppfyll konsekvent lagstadgade och avtalsenliga kvalitetskrav.

8. Leverantörer som anlitar underleverantörer Rapportera underleverantörsavtal; förpliktiga underleverantörerna att följa koden fullt ut och utbilda dem.

9. Kontroll och tillgång till information9.1 Kontroll Evomatec har rätt att genomföra kontroller (revisioner); identifierade brister måste åtgärdas inom tidsfristen och på leverantörens bekostnad; vid allvarliga överträdelser kan avtalet sägas upp. 9.2 Tillgång till information Leverantörerna ska tillhandahålla alla bevis på efterlevnad av koden.

10. Rapporteringsförfarande Överträdelser eller misstänkta fall måste omedelbart rapporteras till den ansvariga kontaktpersonen hos Evomatec.

11. Godkännande och revidering av koden Koden har godkänts och granskas regelbundet med avseende på aktualitet och överensstämmelse med bästa praxis. En förutsättning för samarbete är att denna kod erkänns och följs.

Ort ………………………………………… Datum ………/………/………… Leverantörens företagsnamn …………………………………………………………… Leverantörens adress ………………………………………………………………… Den juridiska företrädarens namn ……………………………………………………… Stämpel och underskrift …………………………………………………………………