ACORD DE CONFIDENȚIALITATE ȘI PROTECȚIA DATELOR (NDA)

între

Evomatec
(denumită în continuare „EVOMATEC”)

și

……………………………………………………………………………
(denumită în continuare „PARTENERUL DE AFACERI”)

EVOMATEC și PARTENERUL DE AFACERI sunt denumite în continuare împreună „Părțile” și individual „Parte”.

Data: …………………
Locul: …………………

Preambul

Părțile intenționează să intre într-o colaborare de afaceri în cadrul căreia EVOMATEC va obține acces la informații confidențiale și date cu caracter personal ale PARTENERULUI DE AFACERI și ale clienților acestuia.
Scopul prezentului Acord este de a asigura un nivel ridicat și profesionist de protecție pentru toate informațiile confidențiale și datele cu caracter personal, de a proteja PARTENERUL DE AFACERI împotriva oricărei utilizări abuzive a acestor informații și de a defini clar rolurile Părților din perspectivă de protecție a datelor și din perspectivă comercială.

Având în vedere cele de mai sus, Părțile încheie prezentul Acord de Confidențialitate și Protecția Datelor.

§ 1 Părțile și Obiectul Acordului

1.1 EVOMATEC este o companie care operează în special în domeniul ingineriei mecanice, al serviciilor, întreținerii, consultanței tehnice și al serviciilor conexe.

1.2 PARTENERUL DE AFACERI este o companie care cooperează sau intenționează să coopereze cu EVOMATEC în cadrul unor proiecte, servicii sau contracte de servicii specifice și care acordă EVOMATEC acces la informații confidențiale și date cu caracter personal în acest scop.

1.3 Obiectul prezentului Acord este definirea drepturilor și obligațiilor Părților cu privire la

  • confidențialitatea tuturor informațiilor și datelor transmise de PARTENERUL DE AFACERI către EVOMATEC și

  • protecția datelor în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal de către EVOMATEC în numele PARTENERULUI DE AFACERI.

1.4 Prezentul Acord se aplică tuturor formelor de cooperare în care EVOMATEC primește sau poate obține acces la informațiile și datele PARTENERULUI DE AFACERI, indiferent dacă a fost încheiat sau nu un contract principal separat (de ex. contract de servicii, contract de furnizare).

§ 2 Scopul Transferului de Date și Informații

2.1 În cursul cooperării, PARTENERUL DE AFACERI poate transfera în special următoarele informații către EVOMATEC:

  • date de identificare ale clienților și potențialilor clienți

  • date de contact (de ex. adresă, număr de telefon, adresă de e-mail, funcție)

  • informații privind mașinile, produsele și serviciile oferite sau achiziționate

  • solicitări de service, întreținere, reclamații și piese de schimb, precum și informații tehnice

  • date comerciale și tehnice legate de proiecte, desene, descrieri și documentație

2.2 EVOMATEC se angajează să utilizeze toate informațiile transmise de PARTENERUL DE AFACERI exclusiv

  • pentru menținerea, gestionarea și susținerea relațiilor cu clienții inițiate de PARTENERUL DE AFACERI,

  • pentru furnizarea de servicii de service, întreținere, punere în funcțiune și asistență tehnică,

  • pentru furnizarea de piese de schimb, soluții tehnice și recomandări,

  • precum și pentru alte scopuri legitime de afaceri convenite în mod expres în scris între Părți

și în fiecare caz în numele și pe seama PARTENERULUI DE AFACERI.

2.3 Orice utilizare a informațiilor în scopuri independente de vânzări, marketing sau concurență, care sunt separate de interesele PARTENERULUI DE AFACERI și nu sunt aliniate cu acestea, este în mod expres interzisă, cu excepția cazului în care PARTENERUL DE AFACERI și-a dat în prealabil consimțământul expres în scris.

§ 3 Definiția Informațiilor Confidențiale

3.1 „Informații Confidențiale” în sensul prezentului Acord înseamnă toate informațiile și datele, indiferent de forma lor (incluzând, dar fără a se limita la formă scrisă, orală, electronică, digitală, grafică, audiovizuală sau orice altă formă), care

  • sunt puse la dispoziția EVOMATEC de către PARTENERUL DE AFACERI, direct sau indirect, sau

  • sunt obținute de EVOMATEC în legătură cu cooperarea cu PARTENERUL DE AFACERI,

incluzând toate datele cu caracter personal ale clienților, persoanelor de contact, angajaților sau altor persoane vizate.

3.2 Informațiile Confidențiale includ, în special, dar fără limitare:

a) informații comerciale, tehnice și financiare ale PARTENERULUI DE AFACERI și ale clienților acestuia
b) liste de clienți, baze de date cu clienți, contracte cu clienții, documente de proiect și oferte, calcule de costuri, liste de prețuri, scheme de discount, condiții de vânzare
c) rapoarte de service, întreținere, calitate și incidente, desene tehnice, date CAD, proiecte, specificații, configurări software, documentație, înregistrări și rapoarte interne
d) date cu caracter personal ale clienților, persoanelor de contact, angajaților sau altor persoane vizate (de ex. nume, adresă, număr de telefon, adresă de e-mail, funcție, istoric de comenzi, service și achiziții)
e) existența, conținutul și condițiile prezentului Acord, precum și toate negocierile aferente
f) informații strategice ale PARTENERULUI DE AFACERI, inclusiv analize de piață și concurență, planuri de afaceri, planificări de dezvoltare și investiții

3.3 Nu este necesar ca informațiile să fie marcate în mod expres ca „confidențiale”. Factorul decisiv este dacă informațiile ar fi în mod tipic considerate confidențiale, având în vedere o evaluare obiectivă și circumstanțele divulgării lor. În caz de îndoială, informațiile vor fi tratate ca fiind confidențiale în favoarea PARTENERULUI DE AFACERI.

§ 4 Obligațiile de Confidențialitate ale EVOMATEC

4.1 EVOMATEC se angajează să trateze toate Informațiile Confidențiale

  • în strictă confidențialitate,

  • să le protejeze împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării sau divulgării neautorizate prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate,

  • și să le utilizeze exclusiv în cadrul și pentru scopurile definite în prezentul Acord.

4.2 EVOMATEC poate divulga Informațiile Confidențiale în cadrul propriei organizații numai acelor persoane care

  • au nevoie în mod necesar de aceste informații pentru îndeplinirea sarcinilor ce decurg din cooperare (principiul „need-to-know”), și

  • sunt obligate prin contract sau prin lege la confidențialitate, într-un mod care asigură un nivel de protecție cel puțin echivalent cu cel prevăzut în prezentul Acord.

4.3 EVOMATEC se va asigura că toți angajații, organele societare, societățile afiliate, consultanții externi, furnizorii de servicii IT și alți agenți împuterniciți care au acces la Informații Confidențiale sunt informați în prealabil cu privire la cerințele de confidențialitate și sunt obligați în mod corespunzător la confidențialitate. EVOMATEC va răspunde pentru acțiunile și omisiunile acestor persoane ca pentru propriile acțiuni și omisiuni.

4.4 Fără consimțământul prealabil expres și scris al PARTENERULUI DE AFACERI, EVOMATEC nu este îndreptățită în special să

  • reproducă, copieze, exporte sau transfere Informațiile Confidențiale pe alte suporturi decât în măsura necesară pentru executarea contractului,

  • integreze Informațiile Confidențiale în propriile baze de date, cu excepția cazului în care acest lucru servește exclusiv îndeplinirii sarcinilor în numele PARTENERULUI DE AFACERI,

  • contacteze clienții existenți sau potențiali ai PARTENERULUI DE AFACERI într-un mod care eludează sau dezavantajează economic PARTENERUL DE AFACERI,

  • utilizeze Informațiile Confidențiale pentru propriile activități de marketing, vânzări sau activități concurențiale sau pentru activități ale terților, ori să pună aceste informații la dispoziția terților, fie contra cost, fie gratuit.

§ 5 Excepții de la Obligația de Confidențialitate

5.1 Obligația de confidențialitate nu se aplică informațiilor pentru care EVOMATEC poate dovedi că

a) erau deja cunoscute publicului la momentul divulgării lor de către PARTENERUL DE AFACERI sau au devenit ulterior cunoscute publicului fără nicio culpă din partea EVOMATEC,
b) erau cunoscute în mod legal de către EVOMATEC, fără nicio obligație de confidențialitate, înainte de divulgarea lor de către PARTENERUL DE AFACERI,
c) au fost divulgate în mod legal EVOMATEC de către un terț, fără încălcarea unei obligații de confidențialitate față de PARTENERUL DE AFACERI,
d) trebuie dezvăluite în temeiul unor dispoziții legale imperative, al unor hotărâri judecătorești definitive sau al unor ordine obligatorii ale autorităților publice.

5.2 În cazul unei obligații de divulgare în conformitate cu § 5.1 (d), EVOMATEC va

  • informa PARTENERUL DE AFACERI fără întârzieri nejustificate, în scris, în măsura în care acest lucru este permis din punct de vedere legal și fezabil în practică,

  • limita domeniul divulgării la minimul impus de lege și

  • coopera cu PARTENERUL DE AFACERI în examinarea și implementarea oricăror măsuri de protecție sau apărare.

§ 6 Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal (Protecția Datelor)

6.1 Părțile recunosc că, în cursul cooperării lor, pot fi prelucrate date cu caracter personal în sensul Regulamentului general privind protecția datelor (RGPD) și al altor legi privind protecția datelor. Protecția acestor date este de importanță majoră pentru Părți – în special în beneficiul PARTENERULUI DE AFACERI.

6.2 În măsura în care EVOMATEC prelucrează date cu caracter personal în numele PARTENERULUI DE AFACERI, se vor aplica următoarele:

  • PARTENERUL DE AFACERI este operatorul de date în sensul RGPD,

  • EVOMATEC este persoana împuternicită de operator în sensul RGPD.

6.3 EVOMATEC se angajează

  • să prelucreze datele cu caracter personal exclusiv în conformitate cu instrucțiunile documentate ale PARTENERULUI DE AFACERI,

  • să utilizeze datele cu caracter personal numai în scopurile prevăzute la § 2 din prezentul Acord și/sau convenite separat,

  • și să implementeze măsuri tehnice și organizatorice adecvate, în conformitate cu articolul 32 RGPD, pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscurilor.

6.4 EVOMATEC nu va angaja subprocesatori pentru prelucrarea datelor cu caracter personal fără consimțământul prealabil expres și scris al PARTENERULUI DE AFACERI. În cazul în care consimțământul este acordat, EVOMATEC va asigura că fiecare subprocesator este obligat prin clauze contractuale care îndeplinesc cel puțin cerințele de protecție a datelor prevăzute în prezentul Acord.

6.5 EVOMATEC va informa PARTENERUL DE AFACERI fără întârzieri nejustificate – de preferință în termen de 48 de ore – în cazul în care ia cunoștință de orice încălcare a securității datelor cu caracter personal (de ex. pierderea, accesul neautorizat, manipularea sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal) care afectează date cu caracter personal ale PARTENERULUI DE AFACERI. EVOMATEC va lua toate măsurile rezonabile pentru a limita, investiga și atenua incidentul și va coopera îndeaproape cu PARTENERUL DE AFACERI în această privință.

6.6 PARTENERUL DE AFACERI rămâne responsabil, în calitate de operator, pentru îndeplinirea drepturilor persoanelor vizate (în special drepturile de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitate a datelor și opoziție). EVOMATEC va sprijini PARTENERUL DE AFACERI în mod rezonabil în îndeplinirea acestor obligații, în special prin punerea la dispoziție a informațiilor și a asistenței tehnice necesare.

6.7 La încetarea cooperării sau la cererea expresă, în scris, a PARTENERULUI DE AFACERI, EVOMATEC va – sub rezerva eventualelor obligații legale de păstrare –

  • restitui PARTENERULUI DE AFACERI toate datele cu caracter personal ale PARTENERULUI DE AFACERI și

  • restitui sau șterge/distruge în siguranță toate copiile, copiile de rezervă și derivatele acestor date,

și va confirma în scris PARTENERULUI DE AFACERI restituirea sau ștergerea completă.

§ 7 Drepturile de Audit și Informare ale PARTENERULUI DE AFACERI

7.1 Pentru a proteja interesele PARTENERULUI DE AFACERI, EVOMATEC se angajează, la cererea PARTENERULUI DE AFACERI, să

  • pună la dispoziție dovezi adecvate care demonstrează respectarea prezentului Acord și a dispozițiilor aplicabile privind protecția datelor (de ex. certificate, politici interne, rapoarte de audit) și

  • furnizeze informații privind măsurile tehnice și organizatorice implementate.

7.2 PARTENERUL DE AFACERI este îndreptățit, cu notificare prealabilă rezonabilă, să efectueze audituri adecvate (de ex. inspecții, verificări aleatorii) la sediul EVOMATEC sau prin intermediul unor auditori desemnați de PARTENERUL DE AFACERI, care sunt obligați la confidențialitate, în măsura în care acest lucru este necesar pentru a verifica respectarea prezentului Acord. La efectuarea acestor audituri se vor avea în vedere în mod corespunzător interesele legitime de securitate și operaționale ale EVOMATEC.

§ 8 Drepturi de Proprietate Intelectuală

8.1 Toate drepturile de proprietate intelectuală și industrială asupra Informațiilor Confidențiale rămân în mod exclusiv la PARTENERUL DE AFACERI sau la titularii respectivi ai drepturilor.

8.2 Prezentul Acord nu acordă EVOMATEC niciun fel de licențe, drepturi de utilizare sau alte drepturi de proprietate asupra Informațiilor Confidențiale, cu excepția cazului în care se convine altfel în mod expres, în scris, printr-un contract separat.

8.3 EVOMATEC nu este îndreptățită să utilizeze denumirea comercială, mărcile, logourile, denumirile de produse sau alte semne distinctive ale PARTENERULUI DE AFACERI fără consimțământul prealabil expres și scris al PARTENERULUI DE AFACERI.

§ 9 Răspundere

9.1 Cu excepția cazului în care PARTENERUL DE AFACERI a convenit în mod expres altfel, în scris, acesta nu își asumă nicio garanție privind caracterul complet, exactitatea sau adecvarea informațiilor furnizate în vederea unui anumit scop.

9.2 EVOMATEC va răspunde față de PARTENERUL DE AFACERI pentru toate prejudiciile rezultate dintr-o încălcare culpabilă a obligațiilor de confidențialitate, protecția datelor sau securitate a datelor prevăzute în prezentul Acord. Acestea includ, în special:

  • prejudicii directe dovedibile,

  • prejudicii indirecte și consecutive,

  • pierderi de profit, în măsura în care acest lucru este permis de lege și

  • pretenții justificate ale terților (în special ale clienților, persoanelor vizate, autorităților).

9.3 Fără consimțământul prealabil expres și scris al PARTENERULUI DE AFACERI, EVOMATEC nu este îndreptățită să

  • contacteze clienții existenți sau potențiali ai PARTENERULUI DE AFACERI în nume propriu sau în numele unor terți,

  • solicite în mod independent informații, documente sau date de la acești clienți,

  • încheie în mod independent contracte, oferte sau alte relații de afaceri cu acești clienți, în nume propriu.

Toate solicitările legate de clienți vor fi coordonate exclusiv prin intermediul PARTENERULUI DE AFACERI. Dreptul exclusiv de gestionare directă, structurare substanțială și configurare contractuală a relațiilor cu clienții revine PARTENERULUI DE AFACERI.
Numai dacă PARTENERUL DE AFACERI a acordat anterior EVOMATEC o împuternicire expresă în scris, EVOMATEC va fi îndreptățită să comunice direct cu clienții PARTENERULUI DE AFACERI și doar în limitele și în domeniul de aplicare al acestei împuterniciri.

§ 10 Durata și Supraviețuirea Clauzelor

10.1 Prezentul Acord intră în vigoare la data semnării sale de către ambele Părți.

10.2 Obligațiile de confidențialitate și protecția datelor se aplică pe durata relației de afaceri dintre Părți și vor continua să se aplice pentru o perioadă de cel puțin zece (10) ani după încetarea cooperării sau după data ultimei divulgări de Informații Confidențiale, oricare dintre acestea survine mai târziu.
Perioadele legale de păstrare și de prescripție mai îndelungate, în special în ceea ce privește datele cu caracter personal, rămân neafectate.

10.3 Încetarea cooperării – indiferent de temeiul juridic – nu afectează valabilitatea dispozițiilor prezentului Acord referitoare la confidențialitate, protecția datelor și protejarea intereselor PARTENERULUI DE AFACERI.

§ 11 Restituirea și Ștergerea Documentelor

11.1 La cererea scrisă a PARTENERULUI DE AFACERI sau la încetarea cooperării, EVOMATEC va

  • restitui PARTENERULUI DE AFACERI toate documentele, suporturile de date și celelalte mijloace care conțin Informații Confidențiale aparținând PARTENERULUI DE AFACERI sau

  • la solicitarea expresă a PARTENERULUI DE AFACERI, va șterge sau distruge în mod sigur și definitiv aceste documente și date.

11.2 În măsura în care obligațiile legale de păstrare împiedică ștergerea completă, EVOMATEC este îndreptățită să păstreze datele relevante exclusiv în scopul îndeplinirii acestor obligații de păstrare și numai pe durata impusă de lege. După expirarea acestei perioade, datele vor fi șterse fără întârzieri nejustificate.

11.3 EVOMATEC nu este îndreptățită să invoce niciun drept de retenție asupra datelor sau documentelor PARTENERULUI DE AFACERI, în măsura în care acestea constituie Informații Confidențiale sau date cu caracter personal.

§ 12 Forma Scrisă, Cesionare, Legea Aplicabilă, Convenția ONU privind Vânzarea (CISG) și Competența Juridică

12.1 Orice modificări și completări ale prezentului Acord, inclusiv orice înțelegeri accesorii, vor fi valabile numai dacă sunt făcute în scris și semnate de ambele Părți. Aceasta se aplică și renunțării la această cerință a formei scrise.

12.2 Nicio Parte nu poate cesiona drepturile sau obligațiile care decurg din prezentul Acord, în întregime sau parțial, unei terțe părți, fără consimțământul prealabil expres și scris al celeilalte Părți. Orice deviere de la această cerință va face obiectul unei înțelegeri separate, în formă scrisă, semnate de ambele Părți.

12.3 Prezentul Acord este guvernat de și interpretat în conformitate cu legislația Republicii Federale Germania, cu excluderea dispozițiilor dreptului internațional privat.
Convenția Națiunilor Unite privind contractele de vânzare internațională de mărfuri (Convenția ONU privind Vânzarea, CISG) nu se aplică prezentului Acord.

12.4 Pentru toate litigiile comerciale care decurg din sau în legătură cu prezentul Acord, competența exclusivă aparține instanțelor cu competență materială din Stuttgart.

12.5 În cazul în care orice prevedere a prezentului Acord este sau devine nulă sau inaplicabilă, în totalitate sau parțial, valabilitatea celorlalte prevederi nu va fi afectată. Părțile se angajează să înlocuiască prevederea nulă sau inaplicabilă cu o prevedere valabilă și aplicabilă care să se apropie cât mai mult posibil de intenția economică a prevederii nule sau inaplicabile.

§ 13 Dispoziții Finale și Exemplare

13.1 Prezentul Acord constituie întregul acord dintre Părți cu privire la confidențialitate și protecția datelor în contextul cooperării lor. Orice acorduri anterioare, orale sau scrise, referitoare la același obiect sunt înlocuite prin prezentul Acord, cu excepția cazului în care sunt menținute în mod expres în scris.

13.2 Prezentul Acord este întocmit în două exemplare cu același conținut și aceeași valabilitate. Fiecare Parte va primi câte un exemplar.

Semnături

Evomatec
Nume / Funcție: ……………………………
Semnătură: ………………………………………

PARTENERUL DE AFACERI
Companie: ………………………………………
Nume / Funcție: ……………………………
Semnătură: ………………………………………

Informații Juridice