ACCORDO DI RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEI DATI (NDA)

tra

Evomatec
(di seguito denominata “EVOMATEC”)

e

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(di seguito denominata “PARTNER COMMERCIALE”)

EVOMATEC e il PARTNER COMMERCIALE sono di seguito congiuntamente denominati le “Parti” e singolarmente la “Parte”.

Data: …………………
Luogo: …………………

Premessa

Le Parti intendono avviare una cooperazione commerciale nell’ambito della quale EVOMATEC avrà accesso a informazioni riservate e a dati personali del PARTNER COMMERCIALE e dei suoi clienti.
Lo scopo del presente Accordo è garantire un elevato e professionale livello di protezione di tutte le informazioni riservate e dei dati personali, tutelare il PARTNER COMMERCIALE contro qualsiasi uso improprio di tali informazioni e definire chiaramente i ruoli delle Parti dal punto di vista della protezione dei dati e dei rapporti commerciali.

In considerazione di quanto precede, le Parti stipulano il seguente Accordo di Riservatezza e Protezione dei Dati.

§ 1 Parti e oggetto dell’Accordo

1.1 EVOMATEC è una società attiva in particolare nel settore della costruzione di macchine, del servizio, della manutenzione, della consulenza tecnica e di servizi connessi.

1.2 Il PARTNER COMMERCIALE è una società che coopera o intende cooperare con EVOMATEC nell’ambito di specifici progetti, prestazioni o contratti di assistenza e che, a tal fine, concede a EVOMATEC l’accesso a informazioni riservate e a dati personali.

1.3 Oggetto del presente Accordo è la definizione dei diritti e degli obblighi delle Parti in relazione a

  • la riservatezza di tutte le informazioni e i dati trasmessi dal PARTNER COMMERCIALE a EVOMATEC, e

  • la protezione dei dati in relazione al trattamento di dati personali da parte di EVOMATEC per conto del PARTNER COMMERCIALE.

1.4 Il presente Accordo si applica a tutte le forme di cooperazione nelle quali EVOMATEC riceve o può ottenere accesso a informazioni e dati del PARTNER COMMERCIALE, indipendentemente dall’eventuale esistenza di un contratto principale separato (ad es. contratto di assistenza, contratto di fornitura).

§ 2 Finalità del trasferimento di dati e informazioni

2.1 Nel corso della cooperazione, il PARTNER COMMERCIALE può in particolare trasferire a EVOMATEC le seguenti informazioni:

  • dati identificativi di clienti e potenziali clienti

  • dati di contatto (ad es. indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, funzione)

  • informazioni su macchine, prodotti e servizi offerti o acquistati

  • richieste di servizio, manutenzione, reclamo e ricambi, nonché informazioni tecniche

  • dati commerciali e tecnici relativi a progetti, disegni, descrizioni e documentazione

2.2 EVOMATEC si impegna a utilizzare tutte le informazioni trasmesse dal PARTNER COMMERCIALE esclusivamente

  • per la gestione, il trattamento e il supporto dei rapporti con i clienti instaurati dal PARTNER COMMERCIALE,

  • per la prestazione di servizi di assistenza, manutenzione, messa in funzione e supporto tecnico,

  • per la fornitura di ricambi, soluzioni tecniche e raccomandazioni,

  • nonché per altre legittime finalità commerciali espressamente concordate per iscritto tra le Parti

e in ogni caso in nome e per conto del PARTNER COMMERCIALE.

2.3 È espressamente vietato qualsiasi utilizzo delle informazioni per attività autonome di vendita, marketing o concorrenza che siano separate e non allineate agli interessi del PARTNER COMMERCIALE, salvo previo consenso scritto espresso del PARTNER COMMERCIALE.

§ 3 Definizione di Informazioni Riservate

3.1 Ai fini del presente Accordo, per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni e i dati, indipendentemente dalla loro forma (incluse, a titolo esemplificativo e non esaustivo, forma scritta, orale, elettronica, digitale, grafica, audiovisiva o qualsiasi altra forma), che

  • il PARTNER COMMERCIALE mette a disposizione di EVOMATEC, direttamente o indirettamente, oppure

  • EVOMATEC ottiene in relazione alla cooperazione con il PARTNER COMMERCIALE,

incluse tutte le informazioni personali relative a clienti, persone di contatto, dipendenti o altri interessati.

3.2 Le Informazioni Riservate comprendono in particolare, ma non in modo esaustivo:

a) informazioni commerciali, tecniche e finanziarie del PARTNER COMMERCIALE e dei suoi clienti
b) elenchi di clienti, banche dati clienti, contratti con clienti, documenti di progetto e di offerta, calcoli dei costi, listini prezzi, schemi di sconto, condizioni di vendita
c) rapporti di servizio, manutenzione, qualità e guasto, disegni tecnici, dati CAD, progetti, specifiche, configurazioni software, documentazione, registri interni e rapporti
d) dati personali di clienti, persone di contatto, dipendenti o altri interessati (ad es. nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, funzione, storico di ordini, servizi e acquisti)
e) l’esistenza, il contenuto e le condizioni del presente Accordo, nonché tutte le trattative ad esso relative
f) informazioni strategiche del PARTNER COMMERCIALE, incluse analisi di mercato e della concorrenza, piani aziendali, piani di sviluppo e di investimento

3.3 Non è necessario che le informazioni siano esplicitamente contrassegnate come “riservate”. Il fattore determinante è se, in base a una valutazione oggettiva e alle circostanze della divulgazione, le informazioni debbano normalmente essere considerate riservate. In caso di dubbio, le informazioni saranno trattate come riservate a favore del PARTNER COMMERCIALE.

§ 4 Obblighi di riservatezza di EVOMATEC

4.1 EVOMATEC si impegna a trattare tutte le Informazioni Riservate

  • in modo strettamente riservato,

  • a proteggerle contro accessi non autorizzati, perdita, modifica o divulgazione non autorizzata mediante l’adozione di adeguate misure tecniche e organizzative,

  • e a utilizzarle esclusivamente nell’ambito e per le finalità definite nel presente Accordo.

4.2 EVOMATEC può comunicare le Informazioni Riservate all’interno della propria organizzazione solo alle persone che

  • necessitano di tali informazioni per l’esecuzione dei compiti derivanti dalla cooperazione (principio del “need-to-know”), e

  • sono vincolate da obblighi di riservatezza contrattuali o legali che garantiscano un livello di protezione almeno equivalente a quello del presente Accordo.

4.3 EVOMATEC garantisce che tutti i dipendenti, gli organi sociali, le società collegate, i consulenti esterni, i fornitori di servizi IT e gli altri ausiliari che abbiano accesso alle Informazioni Riservate siano previamente informati dei requisiti di riservatezza e debitamente vincolati alla riservatezza stessa. EVOMATEC risponde delle azioni e omissioni di tali soggetti come se fossero proprie azioni e omissioni.

4.4 Senza il previo consenso scritto espresso del PARTNER COMMERCIALE, EVOMATEC non è in particolare autorizzata a

  • riprodurre, copiare, esportare o trasferire le Informazioni Riservate su altri supporti oltre quanto necessario per l’esecuzione del contratto,

  • integrare le Informazioni Riservate nelle proprie banche dati, salvo che ciò serva esclusivamente all’esecuzione di compiti per conto del PARTNER COMMERCIALE,

  • contattare clienti esistenti o potenziali del PARTNER COMMERCIALE in modo tale da eludere o danneggiare economicamente il PARTNER COMMERCIALE,

  • utilizzare le Informazioni Riservate per attività di marketing, vendita o concorrenza proprie o di terzi o mettere tali informazioni a disposizione di terzi, a titolo oneroso o gratuito.

§ 5 Eccezioni alla riservatezza

5.1 L’obbligo di riservatezza non si applica alle informazioni rispetto alle quali EVOMATEC possa dimostrare che

a) tali informazioni erano già di dominio pubblico al momento della loro divulgazione da parte del PARTNER COMMERCIALE o sono divenute di dominio pubblico successivamente senza colpa da parte di EVOMATEC,
b) tali informazioni erano legittimamente note a EVOMATEC, senza obbligo di riservatezza, prima della loro divulgazione da parte del PARTNER COMMERCIALE,
c) tali informazioni sono state legittimamente divulgate a EVOMATEC da un terzo senza violazione di un obbligo di riservatezza nei confronti del PARTNER COMMERCIALE,
d) tali informazioni devono essere divulgate in virtù di disposizioni di legge imperative, decisioni giudiziarie passate in giudicato o ordini vincolanti di autorità pubbliche.

5.2 In caso di obbligo di divulgazione ai sensi del § 5.1, lettera d), EVOMATEC, nella misura in cui ciò sia giuridicamente consentito e praticamente attuabile,

  • informerà il PARTNER COMMERCIALE per iscritto e senza ingiustificato ritardo,

  • limiterà l’ambito della divulgazione al minimo richiesto dalla legge, e

  • coopererà con il PARTNER COMMERCIALE nella valutazione e nell’attuazione di eventuali misure di protezione o difesa.

§ 6 Trattamento dei dati personali (Protezione dei dati)

6.1 Le Parti riconoscono che, nel corso della loro cooperazione, possono essere trattati dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e di altre leggi in materia di protezione dei dati. La protezione di tali dati riveste un’elevata priorità per le Parti – in particolare a beneficio del PARTNER COMMERCIALE.

6.2 Nella misura in cui EVOMATEC tratti dati personali per conto del PARTNER COMMERCIALE, si applica quanto segue:

  • il PARTNER COMMERCIALE è il titolare del trattamento ai sensi del GDPR,

  • EVOMATEC è il responsabile del trattamento ai sensi del GDPR.

6.3 EVOMATEC si impegna

  • a trattare i dati personali esclusivamente in conformità con le istruzioni documentate del PARTNER COMMERCIALE,

  • a utilizzare i dati personali solo per le finalità specificate nel § 2 del presente Accordo e/o concordate separatamente,

  • e ad attuare misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’articolo 32 del GDPR per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.

6.4 EVOMATEC non incaricherà alcun sub-responsabile del trattamento (sub-responsabile) del trattamento dei dati personali senza il previo consenso scritto espresso del PARTNER COMMERCIALE. Qualora tale consenso venga concesso, EVOMATEC garantirà che ogni sub-responsabile sia vincolato da condizioni contrattuali che soddisfino almeno i requisiti di protezione dei dati previsti dal presente Accordo.

6.5 EVOMATEC informerà il PARTNER COMMERCIALE senza ingiustificato ritardo – preferibilmente entro 48 ore – qualora venga a conoscenza di una qualsiasi violazione dei dati personali (ad es. perdita, accesso non autorizzato, manipolazione o divulgazione non autorizzata di dati personali) che riguardi dati personali del PARTNER COMMERCIALE. EVOMATEC adotterà tutte le misure ragionevoli per contenere, indagare e mitigare la violazione e collaborerà strettamente con il PARTNER COMMERCIALE a tal fine.

6.6 Il PARTNER COMMERCIALE rimane responsabile, in qualità di titolare del trattamento, dell’adempimento dei diritti degli interessati (in particolare diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione). EVOMATEC assisterà il PARTNER COMMERCIALE in misura ragionevole nell’adempimento di tali obblighi, in particolare fornendo le informazioni necessarie e il supporto tecnico.

6.7 Alla cessazione della cooperazione o su espressa richiesta scritta del PARTNER COMMERCIALE, EVOMATEC – fatto salvo qualsiasi obbligo legale di conservazione –

  • restituirà al PARTNER COMMERCIALE tutti i dati personali del PARTNER COMMERCIALE, e

  • restituirà oppure cancellerà o distruggerà in modo sicuro tutte le copie, i backup e le derivazioni di tali dati,

e confermerà per iscritto al PARTNER COMMERCIALE l’avvenuta completa restituzione o cancellazione.

§ 7 Diritti di audit e di informazione del PARTNER COMMERCIALE

7.1 Al fine di tutelare gli interessi del PARTNER COMMERCIALE, EVOMATEC si impegna, su richiesta del PARTNER COMMERCIALE, a

  • fornire adeguati elementi di prova relativi al rispetto del presente Accordo e delle pertinenti disposizioni in materia di protezione dei dati (ad es. certificazioni, regolamenti interni, rapporti di audit), e

  • fornire informazioni sulle misure tecniche e organizzative adottate.

7.2 Il PARTNER COMMERCIALE ha il diritto, previo congruo preavviso, di effettuare opportune verifiche (ad es. ispezioni, controlli a campione) presso EVOMATEC, direttamente o tramite revisori incaricati dal PARTNER COMMERCIALE e soggetti a obbligo di riservatezza, nella misura in cui ciò sia necessario per verificare il rispetto del presente Accordo. Nello svolgimento di tali verifiche dovranno essere debitamente considerati i legittimi interessi di EVOMATEC in materia di sicurezza e di esercizio dell’attività.

§ 8 Diritti di proprietà intellettuale

8.1 Tutti i diritti di proprietà intellettuale e industriale relativi alle Informazioni Riservate rimangono di esclusiva titolarità del PARTNER COMMERCIALE o dei rispettivi titolari dei diritti.

8.2 Il presente Accordo non conferisce a EVOMATEC alcuna licenza, diritto d’uso o altro diritto reale sulle Informazioni Riservate, salvo diverso accordo scritto espresso in un contratto separato.

8.3 EVOMATEC non è autorizzata a utilizzare la denominazione sociale, i marchi, i loghi, le denominazioni di prodotti o altri segni distintivi del PARTNER COMMERCIALE senza il previo consenso scritto espresso di quest’ultimo.

§ 9 Responsabilità

9.1 Salvo diverso accordo scritto espresso del PARTNER COMMERCIALE, quest’ultimo non assume alcuna garanzia in merito alla completezza, esattezza o idoneità delle informazioni fornite per uno specifico scopo.

9.2 EVOMATEC è responsabile nei confronti del PARTNER COMMERCIALE di tutti i danni derivanti da una violazione colposa degli obblighi di riservatezza, protezione dei dati o sicurezza dei dati previsti nel presente Accordo. Ciò comprende in particolare:

  • danni diretti dimostrabili,

  • danni indiretti e consequenziali,

  • perdita di profitti, nella misura consentita dalla legge, e

  • pretese fondate di terzi (in particolare clienti, interessati, autorità).

9.3 Senza il previo consenso scritto espresso del PARTNER COMMERCIALE, EVOMATEC non è autorizzata a

  • contattare clienti esistenti o potenziali del PARTNER COMMERCIALE in nome proprio o per conto di terzi,

  • richiedere autonomamente informazioni, documenti o dati a tali clienti,

  • concludere autonomamente contratti, offerte o altri rapporti commerciali con tali clienti in nome proprio.

Tutte le richieste relative ai clienti devono essere coordinate esclusivamente tramite il PARTNER COMMERCIALE. Il diritto esclusivo alla gestione diretta, all’impostazione dei contenuti e alla strutturazione contrattuale dei rapporti con i clienti spetta al PARTNER COMMERCIALE.
EVOMATEC è autorizzata a comunicare direttamente con i clienti del PARTNER COMMERCIALE solo qualora il PARTNER COMMERCIALE le abbia previamente conferito un’autorizzazione espressa e scritta e soltanto entro i limiti e l’ambito di tale autorizzazione.

§ 10 Durata e sopravvivenza delle disposizioni

10.1 Il presente Accordo entra in vigore con la firma di entrambe le Parti.

10.2 Gli obblighi di riservatezza e di protezione dei dati si applicano per tutta la durata del rapporto commerciale tra le Parti e continuano a valere per un periodo di almeno dieci (10) anni dopo la cessazione della cooperazione o dopo la data dell’ultima divulgazione di Informazioni Riservate, a seconda di quale evento si verifichi per ultimo.
Eventuali termini di conservazione e prescrizione più lunghi previsti dalla legge, in particolare in relazione ai dati personali, rimangono impregiudicati.

10.3 La cessazione della cooperazione – a prescindere dal fondamento giuridico – non pregiudica la validità delle disposizioni del presente Accordo concernenti la riservatezza, la protezione dei dati e la tutela degli interessi del PARTNER COMMERCIALE.

§ 11 Restituzione e cancellazione dei documenti

11.1 Su richiesta scritta del PARTNER COMMERCIALE o alla cessazione della cooperazione, EVOMATEC dovrà

  • restituire al PARTNER COMMERCIALE tutti i documenti, i supporti di dati e gli altri mezzi contenenti Informazioni Riservate del PARTNER COMMERCIALE, oppure

  • su espressa richiesta del PARTNER COMMERCIALE, cancellare o distruggere in modo sicuro e definitivo tali documenti e dati.

11.2 Nella misura in cui obblighi legali cogenti di conservazione impediscano la completa cancellazione, EVOMATEC è autorizzata a conservare i dati interessati esclusivamente per adempiere a tali obblighi di conservazione e solo per la durata prescritta dalla legge. Alla scadenza di tale periodo, i dati dovranno essere cancellati senza ingiustificato ritardo.

11.3 EVOMATEC non è autorizzata a far valere alcun diritto di ritenzione in relazione a dati o documenti del PARTNER COMMERCIALE nella misura in cui essi costituiscano Informazioni Riservate o dati personali.

§ 12 Forma scritta, cessione, legge applicabile, Convenzione ONU sulla vendita internazionale di merci (CISG) e foro competente

12.1 Qualsiasi modifica o integrazione al presente Accordo, incluse eventuali intese accessorie, è valida solo se effettuata per iscritto e firmata da entrambe le Parti. Ciò vale anche per qualsiasi rinuncia al requisito della forma scritta.

12.2 Nessuna delle Parti può cedere a terzi, in tutto o in parte, diritti o obblighi derivanti dal presente Accordo senza il previo consenso scritto espresso dell’altra Parte. Qualsiasi deroga a tale requisito sarà disciplinata da un accordo separato, redatto per iscritto e firmato da entrambe le Parti.

12.3 Il presente Accordo è disciplinato e interpretato in conformità con le leggi della Repubblica Federale di Germania, con esclusione delle norme di diritto internazionale privato.
La Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di compravendita internazionale di merci (Convenzione di Vienna, CISG) non si applica al presente Accordo.

12.4 Per tutte le controversie commerciali derivanti dal presente Accordo o ad esso connesse, sono esclusivamente competenti i tribunali aventi competenza per materia con sede a Stoccarda.

12.5 Qualora una disposizione del presente Accordo sia o divenga invalida o inapplicabile, in tutto o in parte, la validità delle restanti disposizioni non ne sarà pregiudicata. Le Parti si impegnano a sostituire la disposizione invalida o inapplicabile con una disposizione valida e applicabile che si avvicini il più possibile all’intento economico della disposizione invalida o inapplicabile.

§ 13 Disposizioni finali e copie

13.1 Il presente Accordo costituisce l’intero accordo tra le Parti in relazione alla riservatezza e alla protezione dei dati nell’ambito della loro cooperazione. Eventuali accordi orali o scritti precedenti relativi al medesimo oggetto sono sostituiti dal presente Accordo, salvo che siano espressamente mantenuti per iscritto.

13.2 Il presente Accordo è redatto in due originali di identico contenuto e valore giuridico. Ciascuna Parte riceve un originale.

Firme

Evomatec
Nome / Funzione: ……………………………
Firma: ………………………………………

PARTNER COMMERCIALE
Società: ………………………………………
Nome / Funzione: ……………………………
Firma: ………………………………………

Informazioni legali